Lên lịch gửi email với Outlook nâng cao đáng kể hiệu quả giao tiếp của bạn, đặc biệt là khi tương tác với mọi người ở nhiều múi giờ khác nhau. Thao tác này đảm bảo rằng email của bạn được gửi vào thời điểm mà người nhận có nhiều khả năng đọc chúng nhất, giúp thư của bạn không bị bỏ qua hoặc bị thất lạc giữa nhiều người khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các mẹo về cách lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook trên các nền tảng khác nhau: Windows, Web, Mac và Mobile.

Lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook cho Windows

• Lên lịch gửi một email bằng cách sử dụng tính năng Gửi trễ
• Trì hoãn gửi tất cả email bằng cách tạo quy tắc
• Làm thế nào để theo dõi các email đã lên lịch?

Lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook trên web

• Lên lịch gửi email bằng tính năng Lên lịch gửi
• Hủy email đang gửi bằng tính năng Hoàn tác gửi

Lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook cho Mac

Lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook trên thiết bị di động

Câu Hỏi Thường Gặp

Video: Lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook

Lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook cho Windows

Trong phần này, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện trình bày chi tiết một cách tỉ mỉ quá trình lên lịch và trì hoãn việc gửi từng email cũng như đặt độ trễ mặc định cho tất cả các email gửi đi trong Outlook dành cho Windows.

Lên lịch gửi một email bằng cách sử dụng tính năng Gửi trễ

Outlook của Giao hàng chậm trễ tính năng này là một tính năng mạnh mẽ được thiết kế đặc biệt để lên lịch gửi từng email. Nó cho phép người dùng soạn tin nhắn lúc rảnh rỗi và lên lịch cho chúng vào một thời điểm cụ thể trong tương lai. Sau đây chúng tôi sẽ trình bày cách sử dụng Giao hàng chậm trễ tính năng lên lịch gửi một email riêng lẻ trong Outlook.

Bước 1: Soạn một email mới

Mở Outlook trên Windows và nhấp vào Email mới theo Trang Chủ chuyển hướng. Sau đó, trong cửa sổ thư mới, hãy soạn email của bạn như bình thường bằng cách điền người nhận, chủ đề và nội dung thư. Xem ảnh chụp màn hình:

Bước 2: Truy cập Tính năng giao hàng trễ và đặt thời gian giao hàng

1. Trong cửa sổ tin nhắn mới, hãy nhấp vào Các lựa chọn > Giao hàng chậm trễ, xem ảnh chụp màn hình:
   
2. Khi Bất động sản hộp thoại xuất hiện, trong Không giao hàng trước phần, chỉ định ngày và giờ bạn muốn gửi email. Sau đó, nhấp vào Đóng nút để thoát khỏi hộp thoại. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Bước 3: Hoàn tất và gửi email

Hoàn tất việc soạn email của bạn, thêm bất kỳ tệp đính kèm hoặc thông tin cần thiết nào khác mà bạn cần. Nhấp chuột Gửi trong cửa sổ tin nhắn. Email đã lên lịch sẽ vẫn còn trong Hộp thư đi thư mục cho đến khi đạt đến thời gian giao hàng được chỉ định. Xem ảnh chụp màn hình:

Khi thư ở trong Hộp thư đi, bạn có thể linh hoạt chỉnh sửa hoặc xóa thư nếu cần.

Trì hoãn gửi tất cả email bằng cách tạo quy tắc

Trì hoãn việc gửi tất cả email có thể khá hữu ích, đặc biệt khi bạn muốn có chút thời gian để xem lại hoặc hủy email sau khi nhấn nút Gửi. Bằng cách tạo quy tắc trong Outlook, bạn có thể đặt độ trễ cho tất cả các thư gửi đi của mình. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách thực hiện việc này:

Bước 1: Mở Quản lý quy tắc & cảnh báo trong Outlook

Trong cửa sổ Outlook chính, bấm vào Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo hình thành Trang Chủ tab, xem ảnh chụp màn hình:

Bước 2: Tạo quy tắc mới

1. Trong tạp chí Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, nhấn Quy tắc mới, xem ảnh chụp màn hình:
   
2. A Trình hướng dẫn quy tắc xuất hiện, trong Bắt đầu từ một quy tắc trống phần, nhấp vào Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi gửi tùy chọn, sau đó bấm Sau.
   
3. Để trì hoãn việc gửi tất cả email, chỉ cần nhấp vào Sau một lần nữa mà không kiểm tra bất kỳ điều kiện nào. Một hộp xác nhận sẽ bật lên, hỏi bạn có muốn áp dụng quy tắc này cho mọi tin nhắn bạn gửi hay không. Nhấp chuột Có.
   Nếu bạn muốn các email trì hoãn đáp ứng các điều kiện cụ thể, hãy chọn hộp kiểm tương ứng và đặt quy tắc. (Ví dụ: để trì hoãn các email được gửi qua một tài khoản cụ thể, hãy chọn hộp tài khoản được chỉ định và chọn tài khoản email.)
   
4. Trong tạp chí Bạn muốn làm gì với tin nhắn? hộp:
   1. Kiểm tra tùy chọn hoãn giao hàng trong một số phút từ Bước 1: Chọn (các) hành động hộp danh sách;
   2. Ở khung bên dưới, bên dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc vào ô, nhấp vào văn bản được gạch chân một số;
   3. Trong tạp chí Giao hàng hoãn lại vào hộp, nhập số phút mà bạn muốn trì hoãn việc gửi email của mình (tối đa là 120), sau đó nhấp vào OK.
      
5. Văn bản liên kết hiện hiển thị khoảng thời gian mà Outlook sẽ trì hoãn việc gửi email. Hãy tiếp tục nhấp chuột Sau nút, xem ảnh chụp màn hình:
   
6. Nếu không có ngoại lệ nào đối với quy tắc trì hoãn, hãy nhấp trực tiếp vào Sau nút mà không kiểm tra bất kỳ điều kiện nào.
   Nếu có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc trì hoãn, hãy chỉ định chúng trong cửa sổ tiếp theo. (Ví dụ: bạn có thể không muốn trì hoãn các email có một từ cụ thể trong chủ đề, hãy đặt quy tắc tương ứng mà bạn cần.)
   
7. Ở bước cuối cùng, đặt tên cho quy tắc của bạn và kiểm tra Bật quy tắc này tùy chọn, sau đó bấm Kết thúc .
   
8. Tiếp tục nhấp OK trong hộp nhắc sau, xem ảnh chụp màn hình:
   
9. Cuối cùng, hãy nhấp vào OK trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại.

Kết quả:

Bây giờ, sau khi bạn nhấp vào nút Gửi, tất cả email của bạn sẽ được lưu trữ trong thư mục Hộp thư đi và bị trì hoãn theo số phút đã chỉ định.

Làm thế nào để theo dõi các email đã lên lịch?

Các email được lên lịch gửi sau sẽ vẫn còn trong hộp thư đi của bạn. Mặc dù điều này hữu ích nhưng nó cũng có thể dẫn đến nhầm lẫn do thiếu các chỉ báo hiển thị cho thấy độ trễ gửi tin nhắn. Trong trường hợp này, việc thêm một cột tùy chỉnh trong Hộp thư đi cho biết thời gian đã lên lịch của email là một giải pháp tốt. Đây là cách thực hiện điều đó trong Outlook:

1. Mở Hộp thư đi thư mục, rồi bấm chuột phải vào thanh có tên cột và chọn Bộ chọn trường từ menu ngữ cảnh, xem ảnh chụp màn hình:
   
2. Trong tạp chí Bộ chọn trường hộp, chọn Các trường ngày / giờ từ danh sách thả xuống, sau đó kéo Trì hoãn cho đến khi tùy chọn vào thanh cột, cuối cùng, đóng hộp lại, xem bản demo bên dưới:
   
3. Ngày và giờ của email đã lên lịch sẽ hiển thị trong Hộp thư đi thư mục, cho phép bạn dễ dàng kiểm tra khi nào mỗi email được thiết lập để gửi.
   

Lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook trên web

Nếu bạn đang sử dụng Outlook Online, các email đã lên lịch của bạn sẽ được đảm bảo gửi vào ngày và giờ định trước, bất kể bạn có mở Outlook Online hay không. Trong phần này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số mẹo và thủ thuật để lên lịch gửi email trong Outlook trên Web

Lên lịch gửi email bằng tính năng Lên lịch gửi

Outlook Online cung cấp một tính năng dễ sử dụng - Lên lịch gửi, cho phép bạn gửi email vào một thời điểm cụ thể mà bạn chọn. Hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook trên Web

Truy cập vào Trang web triển vọng và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn.

Bước 2: Soạn một email mới

1. Nhấp chuột Thư mới để soạn email mới, xem ảnh chụp màn hình:
   
2. Sau đó, thêm người nhận và chủ đề rồi soạn nội dung email theo ý muốn, xem ảnh chụp màn hình:
   

Bước 3: Lên lịch gửi email của bạn

1. Chọn Lên lịch gửi từ danh sách thả xuống Gửi, xem ảnh chụp màn hình:
   
2. Trong tạp chí Lên lịch gửi , hãy chọn một trong các ngày và giờ được đề xuất hoặc nhấp vào Thời gian tùy chỉnh để thiết lập ngày giờ của riêng bạn. Ở đây tôi bấm Thời gian tùy chỉnh, xem ảnh chụp màn hình:
   
3. Trong tạp chí Đặt ngày và giờ tùy chỉnh hộp, chỉ định dữ liệu và thời gian bạn muốn gửi email. Và sau đó, nhấp vào Gửi nút, xem ảnh chụp màn hình:
   

Kết quả:

Bây giờ, email theo lịch trình của bạn đã được lưu trữ trong Nháp thư mục. Và bạn có thể thấy thông báo rõ ràng rằng bạn đã lên lịch gửi email kèm ngày và giờ dự kiến ​​gửi. Xem ảnh chụp màn hình:

Khi thư này nằm trong thư mục Thư nháp, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa thư nếu cần.

Hủy email đang gửi bằng tính năng Hoàn tác gửi

Tất cả chúng ta đều đã từng ở đó: thời điểm chúng ta nhấp vào Gửi email, chỉ một giây sau chúng ta nhận ra rằng mình đã mắc sai lầm. Đó có thể là lỗi đánh máy, quên đính kèm hoặc thậm chí gửi nhầm người nhận. May mắn thay, Outlook Online cung cấp một giải pháp thuận tiện cho những tình huống như vậy, đó là tính năng Hoàn tác gửi. Công cụ mạnh mẽ này có thể là cứu cánh, cho phép bạn rút lại email ngay sau khi nó được gửi. Dưới đây là hướng dẫn nhanh về cách sử dụng tính năng Hoàn tác gửi trong Outlook Online.

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook trên Web

Truy cập vào Trang web triển vọng và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn.

Bước 2: Kích hoạt tùy chọn Hoàn tác gửi

1. Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của Outlook trực tuyến, hãy xem ảnh chụp màn hình:
   
2. Trong tạp chí Cài đặt cửa sổ, vui lòng thực hiện các thao tác sau:
   1. Nhấp chuột email từ khung bên trái;
   2. Sau đó nhấn vào Soạn và trả lời từ khung giữa;
   3. Cuộn xuống Undo gửi, rồi trượt thanh trượt sang phải, đặt thời gian Outlook sẽ đợi để gửi thư, tối đa 10 giây, ở đây, tôi cuộn đến 10;
   4. Cuối cùng, hãy nhấp vào Lưu .
      
3. Sau đó đóng cửa sổ lại.

Kết quả:

Bây giờ, khi bạn gửi email trong Outlook Online, một Undo nút sẽ xuất hiện trong 10 giây. Sự chậm trễ ngắn ngủi này cho phép bạn ngăn chặn việc vô tình gửi email.

Lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook cho Mac

Nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Mac, bạn có thể sử dụng trực tiếp tính năng Gửi lịch biểu trên máy Mac để lập kế hoạch gửi email một cách hiệu quả cho lần gửi trong tương lai.

Bước 1: Soạn một email mới

Mở Outlook trên Mac và nhấp vào Email mới. Điền địa chỉ email của người nhận, dòng chủ đề và nội dung thư của bạn. Xem ảnh chụp màn hình:

Bước 2: Lên lịch gửi email

1. trên Gửi , nhấp vào danh sách thả xuống và chọn Lên lịch gửi, xem ảnh chụp màn hình:
   
2. Trong tạp chí Đặt ngày và giờ cửa sổ, chỉ định ngày và giờ gửi email, sau đó bấm vào OK nút, xem ảnh chụp màn hình:
   

Kết quả:

Bây giờ, tin nhắn sẽ được lưu trữ trong Nháp thư mục. Và bạn có thể thấy thông báo rõ ràng rằng bạn đã lên lịch gửi email kèm ngày và giờ dự kiến ​​gửi. Xem ảnh chụp màn hình:

Trong khi nó ở trong Nháp thư mục, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa tin nhắn nếu cần.

Lên lịch hoặc trì hoãn việc gửi email trong Outlook trên thiết bị di động

Trong môi trường năng động ngày nay, phiên bản di động của Outlook đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với nhiều người. Với tính năng như Lên lịch gửi, nó đảm bảo rằng tin nhắn của bạn được gửi vào đúng thời điểm, ngay cả khi bạn không ở bàn làm việc. Trong phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu cách trì hoãn gửi email trong Outlook trên Android hoặc iOS.

Bước 1: Khởi chạy ứng dụng Outlook trên thiết bị Android hoặc iOS của bạn

Kết quả:

Email đã lên lịch hiện được lưu trữ trong Hộp thư đi thư mục cho đến khi đạt đến thời gian giao hàng được chỉ định.

Trong khi nó ở trong Hộp thư đi thư mục, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa tin nhắn nếu cần.

Câu Hỏi Thường Gặp

Bài viết liên quan: