Bỏ qua nội dung chính

Sử dụng Bcc trong Outlook: thêm, tự động hóa, xem và hơn thế nữa

Hiểu tính năng Bcc (bản sao mù) trong giao tiếp qua email là rất quan trọng để duy trì sự riêng tư và tính chuyên nghiệp.

Khi bạn thêm địa chỉ email vào trường Bcc, người nhận đó sẽ nhận được email mà địa chỉ email của họ không hiển thị với những người nhận khác. Điều này đặc biệt quan trọng khi gửi thư đến các nhóm lớn vì nó giúp ẩn các địa chỉ email riêng lẻ. Không giống như trường Cc (bản sao carbon), nơi tất cả người nhận có thể nhìn thấy địa chỉ của nhau, Bcc đảm bảo quyền riêng tư hoàn toàn.

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn những điều cơ bản khi sử dụng Bcc trong Outlook, bao gồm cách hiển thị hoặc ẩn dòng Bcc, tự động hóa Bcc trong email của bạn, xem người nhận Bcc và hơn thế nữa trên nhiều nền tảng khác nhau.


Video: Sử dụng Bcc trong Outlook


Thêm Bcc trong Outlook

Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá cách thêm người nhận Bcc trong Outlook một cách hiệu quả. Mỗi nền tảng đều có các bước cụ thể để thêm Bcc và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các quy trình này để đảm bảo email của bạn đến được tất cả những người nhận dự kiến ​​một cách kín đáo.


Thêm Bcc trong Outlook trên máy tính để bàn Windows

Để kích hoạt trường Bcc trong Outlook dành cho Windows, quy trình sẽ khác nhau tùy theo cách bạn soạn email. Nếu bạn đang làm việc ở một nơi riêng biệt Tin nhắn cửa sổ, quy trình này hơi khác so với việc soạn thảo trực tiếp trong Ngăn đọc.

  • Nếu bạn đang soạn email ở một nơi riêng biệt Tin nhắn cửa sổ (thường là khi tạo tin nhắn mới):
    1. Chọn Các lựa chọn > bcc.
    2. Nhập các địa chỉ email vào bcc trường. Mẹo: Bạn có thể thêm nhiều người nhận cách nhau bằng dấu chấm phẩy.
  • Nếu bạn đang soạn tin nhắn trong Ngăn đọc (thường là khi trả lời hoặc chuyển tiếp tin nhắn):
    1. Chọn bcc trên Tin nhắn tab của dải băng.
    2. Nhập các địa chỉ email vào bcc trường. Mẹo: Bạn có thể thêm nhiều người nhận cách nhau bằng dấu chấm phẩy.

Ghi chú:

  • Mô hình nút bccmàu nền của nó cho biết trạng thái của nó. Nền tối nghĩa là bcc trường đang hoạt động (đã bật), trong khi nền sáng cho biết trường này không hoạt động (đã tắt).
  • Sau khi được kích hoạt, bcc trường sẽ tiếp tục xuất hiện trong mọi tin nhắn bạn soạn cho đến khi bạn quyết định tắt nó bằng cách nhấp vào nút bcc một lần nữa.
  • Để tạm thời sử dụng bcc trường cho chỉ một email, bạn có thể chọn Để hộp trong khi soạn tin nhắn và sau đó:
    • Nhập trực tiếp người nhận Bcc mong muốn vào bcc trường.
    • Chọn một hoặc nhiều địa chỉ liên hệ từ danh sách địa chỉ của bạn và nhấp vào nút bcc để thêm họ làm người nhận Bcc một cách nhanh chóng.

(AD) Tự động thêm Bcc bằng Kutools for Outlook

Bạn đã bao giờ ước mình có thể tự động thêm Bcc vào mỗi email bạn gửi chưa? Kutools cho Outlook biến điều này thành hiện thực – một tính năng bạn sẽ không tìm thấy trong cài đặt Outlook tiêu chuẩn! Hãy quên đi rắc rối khi thêm Bcc vào mỗi email theo cách thủ công. Với Kutools, mọi email bạn gửi sẽ tự động bao gồm những người nhận Bcc mà bạn chọn! Xem hướng dẫn chi tiết: Tự động thêm Bcc vào tất cả hoặc các email cụ thể với Kutools.

Ngoài Bcc tự động, Kutools cho Outlook cung cấp một loạt các tính năng tự động cho Outlook, bao gồm Tự động trả lời và Tự động chuyển tiếp, nâng cao khả năng quản lý email của bạn với hiệu quả cao hơn nữa. Hãy thử tất cả trong bản dùng thử miễn phí 60 ngày mà không bị hạn chế tính năng ngay bây giờ!


Thêm Bcc trong Outlook trên máy tính Mac

Để bật hộp Bcc trong Outlook for Mac, hãy tiến hành như sau.

  1. Trong cửa sổ tin nhắn đã mở, chọn Các lựa chọn > BCC.
  2. Nhập các địa chỉ email vào bcc trường. Mẹo: Bạn có thể thêm nhiều người nhận cách nhau bằng dấu chấm phẩy.

Ghi chú:

  • Mô hình nút bccmàu nền của nó cho biết trạng thái của nó. Nền tối nghĩa là bcc trường đang hoạt động (đã bật), trong khi nền sáng cho biết trường này không hoạt động (đã tắt).
  • Sau khi được kích hoạt, bcc trường sẽ tiếp tục xuất hiện trong mọi tin nhắn mới bạn soạn cho đến khi bạn quyết định tắt nó bằng cách nhấp vào nút bcc một lần nữa.
  • Để tạm thời sử dụng bcc trường chỉ dành cho một email, bạn có thể chọn biểu tượng sổ địa chỉ ở cuối bên phải của Đến rồi tìm kiếm và chọn người nhận Bcc mong muốn rồi nhấp vào nút bcc như hình dưới đây.

Thêm Bcc trong Outlook trên Web

Đối với người dùng Outlook trên web, việc hiển thị trường Bcc trong thư rất đơn giản: Chỉ cần nhấp vào nút bcc nằm ở cuối bên phải của Đến dòng tiết lộ bcc trường.

Nếu bạn muốn giữ lại bcc trường luôn hiển thị để thêm người nhận Bcc vào mọi thư bạn soạn, hãy làm theo các bước sau:

  1. Trong tạp chí email xem, nhấp vào Cài đặt biểu tượng ở góc trên bên phải.
  2. Trong tạp chí Cài đặt Cửa sổ hiện ra như hình bên dưới, chọn email > Soạn và trả lời. Đánh dấu vào ô bên cạnh Luôn hiển thị Bcc, Và nhấp vào Lưu.

Thêm Bcc trong Outlook trên Android và iOS

Cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng Outlook trên thiết bị Android hay thiết bị iOS (chẳng hạn như iPhone hoặc iPad), vui lòng làm theo các bước sau để thêm người nhận Bcc:

  1. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Đến: đường kẻ. Hành động này sẽ hiển thị các trường bổ sung, bao gồm bcc trường.
  2. Nhập các địa chỉ email vào bcc trường.

Bcc tự động trong Outlook (trên máy tính để bàn Windows)

Auto Bcc trong Outlook là một công cụ linh hoạt giúp nâng cao hiệu quả và tổ chức email. Nó cần thiết cho việc giám sát giám sát, phối hợp nhóm, tuân thủ các yêu cầu lưu trữ hồ sơ và quản lý khách hàng hiệu quả. Ngoài ra, tự động Bcc cho chính mình là một cách hiệu quả để theo dõi các email đã gửi, quản lý các email theo dõi và đảm bảo quyền riêng tư.

Để giúp bạn tận dụng tối đa tính năng này, phần sau đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từng bước để thiết lập Auto Bcc trong Outlook.


Tự động thêm Bcc vào tất cả hoặc các email cụ thể bằng Kutools

Theo mặc định, Outlook không cung cấp tính năng tích hợp sẵn để tự động Bcc tất cả hoặc các email cụ thể. Tuy nhiên, hạn chế này có thể được khắc phục bằng cách sử dụng Kutools cho Outlook – một phần bổ trợ mạnh mẽ giúp nâng cao khả năng của Outlook. Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá cách Kutools cho phép bạn đặt quy tắc tự động Bcc cho chính bạn hoặc người khác trên tất cả các email hoặc chỉ những email đáp ứng các tiêu chí nhất định, cung cấp mức độ tùy chỉnh và tự động hóa vốn không có sẵn trong Outlook.

Kutools cho Outlook: Tăng cường Outlook với hơn 100 công cụ phải có. Lái thử MIỄN PHÍ trong 60 ngày, không cần ràng buộc!   Đọc thêm ...   Download Now!

Một khi bạn có Kutools cho Outlook đã cài đặt, vui lòng làm như sau:

  1. On Kutools tab, chọn CC / BCC .
    Mẹo: Nếu bạn đã kích hoạt tính năng này Tự động CC / BCC tính năng, hãy chọn mũi tên xuống bên cạnh nút và chọn Trình quản lý quy tắc.
  2. Trong tạp chí Trình quản lý CC / BCC tự động hộp thoại, nhấp vào Mới để tạo quy tắc.
  3. Trong tạp chí Trình hướng dẫn quy tắc cửa sổ xuất hiện, hãy xác định tiêu chí cho email mà bạn muốn tự động thêm người nhận BCC. Ví dụ: nếu bạn muốn tự động thêm người nhận Bcc vào email có dòng chủ đề "Quan trọng", hãy làm theo các bước sau:
    1. Chọn chủ đề chứa các từ cụ thể tùy chọn trong Bước 1 cái hộp.
    2. Bấm vào giá trị được gạch chân trong Bước 2 để chỉ định các từ kích hoạt (ví dụ: "Quan trọng") trong dòng chủ đề.
    3. Nhấp chuột Sau.
      Mẹo: Nếu bạn muốn tự động thêm người nhận Bcc vào tất cả các email gửi đi, hãy chọn không có tùy chọn nào và nhấp vào Sau.

  4. Trong những điều sau đây Trình hướng dẫn quy tắc, bạn có tùy chọn chỉ định bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc. Nếu bạn không cần bất kỳ ngoại lệ nào, chỉ cần nhấp vào Sau.
  5. Cuối cùng Trình hướng dẫn quy tắc, làm như sau:
    1. Đặt tên cho quy tắc và thêm nhận xét nếu cần.
    2. Chọn hình ba gạch Người nhận để thêm người nhận Bcc mong muốn mà bạn muốn tự động thêm vào tin nhắn gửi đi của mình.
      Mẹo: Trong cửa sổ bật lên Chọn tên hộp thoại, bạn có thể thêm người nhận Bcc bằng một trong các phương pháp dưới đây:
      • Nhập trực tiếp người nhận Bcc mong muốn vào bcc trường. Mẹo: Nếu có nhiều người nhận thì phân cách họ bằng dấu chấm phẩy.
      • Chọn một hoặc nhiều địa chỉ liên hệ từ danh sách địa chỉ của bạn và nhấp vào nút bcc để nhanh chóng thêm họ làm người nhận Bcc.
    3. Nhấp chuột Ok.
  6. Bây giờ chúng ta quay trở lại Trình quản lý CC / BCC tự động hộp thoại và quy tắc chúng tôi tạo đã được bật (đã chọn). Nhấp chuột OK để lưu các thay đổi.

Kết quả

Bây giờ, bất cứ khi nào tôi gửi email có từ khóa "Quan trọng" trong dòng chủ đề, những người nhận Bcc được xác định trước sẽ tự động được thêm vào bcc trường.

Ghi chú:

  • Màu nền của CC / Bcc nút chuyển sang màu tối cho biết tính năng này đã được bật và khi bạn nhấp vào mũi tên bên cạnh tính năng đó, bạn sẽ thấy dấu kiểm xuất hiện trước Bật CC / BCC tự động.
  • Muốn truy cập vào Tự động CC / BCC tính năng? Tải xuống Kutools cho Outlook Hiện nay! Ngoài ra, Kutools còn tự hào có vô số hơn 100 tính năng khác và cung cấp bản dùng thử miễn phí 60 ngày. Đừng chờ đợi, hãy thử ngay hôm nay!

Thêm Bcc vào các email cụ thể bằng Bước nhanh (phím tắt)

Mặc dù Outlook không trực tiếp cung cấp cách tự động thêm người nhận Bcc vào thư gửi đi, nhưng Các bước Nhanh tính năng cung cấp một phương pháp gián tiếp. Công cụ tiện dụng này cho phép bạn nhanh chóng thêm người nhận Bcc vào email của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc thậm chí thông qua các phím tắt. Để tận dụng chức năng này, vui lòng làm như sau:

  1. trên Trang Chủ tab, trong Các bước Nhanh hộp, chọn tạo mới.
  2. Trong tạp chí Chỉnh sửa Bước nhanh hộp thoại, vui lòng định cấu hình hành động mới:
    1. Đặt tên cho hành động này.
    2. Theo Hoạt động, lựa chọn Thông báo mới từ Chọn một hành động trình đơn thả xuống.
    3. Nhấp chuột Hiển thị các tùy chọn và chọn Thêm Bcc. Sau đó nhập địa chỉ email của những người bạn muốn Bcc, đặt họ làm người nhận Bcc được xác định trước.
      Mẹo:
      • Nếu có nhiều người nhận thì phân cách họ bằng dấu chấm phẩy.
      • Bạn có thể click vào nút bcc để chọn và thêm người nhận từ sổ địa chỉ của bạn.
    4. Chỉ định một phím tắt cho hành động này.
    5. Nhấp chuột Kết thúc.
  3. Trong Outlook của bạn, hãy chọn hành động bạn đã thiết lập trong Các bước Nhanh hộp hoặc sử dụng các phím tắt bạn đã gán cho nó. Làm như vậy sẽ tự động tạo một email mới với người nhận Bcc đã được bao gồm.

Ghi chú:

  • Hành động này sẽ thiết lập một tin nhắn mới và tự động bao gồm những người nhận Bcc được xác định trước. Tuy nhiên, nếu bạn cần trả lời hoặc chuyển tiếp thư đồng thời thêm những người nhận Bcc này, bạn sẽ cần phải tạo một thư mục riêng. Bước nhanh hoạt động. Đối với điều này, hãy chọn hành động mong muốn từ Chọn một hành động danh sách thả xuống khi định cấu hình mới Bước nhanh.
  • Điều quan trọng cần nhớ là phương pháp này không phải là giải pháp thực sự tự động để thêm người nhận Bcc. Nó yêu cầu kích hoạt thủ công - một cú nhấp chuột hoặc phím tắt - cho mỗi email. Đối với những người đang tìm kiếm một quy trình hoàn toàn tự động, vui lòng sử dụng phương pháp trên: Tự động thêm Bcc vào tất cả hoặc các email cụ thể bằng Kutools.

Xem người nhận Bcc

Trong Outlook, nếu bạn không chắc chắn liệu mình có Bcc cho ai đó trong thư mình đã gửi hay không, có một cách dễ dàng để kiểm tra:

Đơn giản chỉ cần đi đến của bạn Các mục đã gửi thư mục và mở email được đề cập. Tên hoặc địa chỉ của bất kỳ người nhận Bcc nào sẽ hiển thị trong phần tiêu đề của thư.

Lưu ý: Khi nói đến email bạn nhận được, việc xem người nhận Bcc là không thể, cho dù bạn là người nhận chính (được liệt kê trong phần Đến or Cc trường) hoặc người nhận Bcc. Điều này đúng ngay cả khi bạn nhấp vào Trả lời tất cả. Thông tin Bcc chỉ có người gửi tin nhắn mới có thể truy cập được, đảm bảo quyền riêng tư của những người nhận đó.


Nhắc nhở khi trả lời hết tin nhắn bạn đã Bcc'd

Được nhắc nhở khi trả lời tất cả thư mà bạn là Bcc là điều quan trọng để duy trì tính bảo mật và hành vi chuyên nghiệp. Biện pháp phòng ngừa này ngăn ngừa việc vô tình tiết lộ sự hiện diện bí mật của bạn trong cuộc trò chuyện, từ đó tránh được những hiểu lầm hoặc vi phạm trong chiến lược giao tiếp. Những lời nhắc như vậy đặc biệt quan trọng trong bối cảnh chuyên nghiệp hoặc nhạy cảm, trong đó việc tôn trọng ý định của người gửi và tránh tiết lộ thông tin ngoài ý muốn là chìa khóa để bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin liên lạc riêng tư.

Mặc dù Outlook không cung cấp những lời nhắc như vậy nhưng Kutools cho Outlook cung cấp một cách giải quyết thực tế. Nó có tùy chọn chuyển đổi, khi được kích hoạt bằng một cú nhấp chuột, sẽ bật lời nhắc, do đó giúp bạn duy trì quyền quyết định và ngăn chặn mọi hành vi vô tình vi phạm nghi thức email.

Kutools cho Outlook: Bộ công cụ Outlook tối ưu với hơn 100 công cụ tiện dụng. Dùng thử MIỄN PHÍ trong 60 ngày, không giới hạn, đừng lo lắng!   Đọc thêm ...   Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay bây giờ!

Một khi bạn có Kutools cho Outlook đã cài đặt, vui lòng làm như sau:

  1. On Kutools tab, chọn Các lựa chọn.
  2. Trong tạp chí Các lựa chọn hộp thoại, điều hướng đến đáp lại và đánh dấu vào Cảnh báo tôi khi “Trả lời tất cả” thư có tôi trong Bcc tùy chọn.
  3. Nhấp chuột OK.

Ghi chú: Bạn đang muốn sử dụng tính năng này? Lấy Kutools cho Outlook Hôm nay! Với hơn 100 tính năng bổ sung, Kutools cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí 60 ngày. Hãy thử nó ngay bây giờ và thấy sự khác biệt!


Các phương pháp hay nhất và những điều cần cân nhắc khi sử dụng Bcc

Bcc lý tưởng cho các email doanh nghiệp được gửi tới nhiều người nhận không quen biết nhau. Nó hợp lý hóa trường Đến bằng cách tránh danh sách địa chỉ dài và giảm thiểu rủi ro trả lời tất cả hàng loạt, điều này có thể dẫn đến gửi thư rác không chủ ý. Ngoài ra, tự Bcc là một cách hiệu quả để lưu giữ hồ sơ tổng hợp về các email đã gửi.

Trước khi thêm người nhận vào trường Bcc, bạn nên:

  • Dự đoán việc nhận email: Đảm bảo họ đoán trước được email của bạn. Điều này rất quan trọng vì việc sử dụng Bcc rất phổ biến ở những người gửi thư rác, khiến nhiều bộ lọc email đánh dấu những thư như vậy là thư rác. Khuyên người nhận đánh dấu bạn là người gửi an toàn trong cài đặt Outlook của họ để tránh email của bạn bị chuyển hướng đến thư mục Thư rác.
  • Xem xét sắp xếp tác động: Hãy nhớ rằng việc sử dụng Bcc có thể ảnh hưởng đến cách người nhận sắp xếp thư của bạn. Vì hầu hết các quy tắc sắp xếp trong hệ thống email đều được định cấu hình dựa trên hộp Đến hoặc hộp Cc nên thư được gửi bằng người nhận Bcc có thể không phù hợp với các quy tắc sắp xếp đã thiết lập này.
  • Tôn trọng giới hạn của nhà cung cấp: Hãy lưu ý đến các giới hạn do nhà cung cấp dịch vụ email của bạn đặt ra về số lượng người nhận (Tới, Cc, Bcc). Vượt quá các giới hạn này có thể dẫn đến sự cố gửi hoặc gắn cờ email của bạn là thư rác.

Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc này, bạn có thể sử dụng tính năng Bcc một cách hiệu quả và có đạo đức, đảm bảo rằng email của bạn được đón nhận một cách tích cực và đạt được các mục tiêu dự kiến.


Câu hỏi thường gặp về Outlook Bcc

Phần này giải quyết các câu hỏi thường gặp về tính năng Blind Carbon Copy (BCC) trong Microsoft Outlook.

Người nhận chính có thể thấy người nhận Bcc trong Outlook không?

Không, người nhận chính trong trường Đến hoặc Cc của email không thể biết ai đã được thêm vào trường Bcc.

Người nhận Bcc có nhìn thấy địa chỉ email của nhau không?

Không, người nhận Bcc không thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.

Tôi có thể được thông báo nếu ai đó trả lời tất cả trong email mà tôi là Bcc không?

Nói chung, bạn sẽ không nhận được câu trả lời Trả lời tất cả cho email mà bạn là người nhận Bcc vì địa chỉ email của bạn không hiển thị với những người nhận khác.

Điều gì xảy ra nếu người nhận Bcc trả lời tất cả?

Khi người nhận Bcc nhấp vào Trả lời tất cả, phản hồi của họ sẽ được gửi đến người gửi ban đầu và bất kỳ người nhận nào được liệt kê trong trường Đến hoặc Cc của email gốc. Tuy nhiên, những người nhận Bcc khác sẽ không nhận được phản hồi này. Để tránh vô tình trả lời tất cả với tư cách là người nhận Bcc, bạn có thể thiết lập cảnh báo trong Outlook bằng cách làm theo hướng dẫn sau: Nhắc nhở khi trả lời hết tin nhắn bạn đã Bcc'd.

Tôi chỉ có thể gửi tới Bcc mà không có người nhận chính được không?

Đúng. Trong Outlook, về mặt kỹ thuật, bạn chỉ có thể gửi email với người nhận trong trường Bcc, để trống trường Đến và Cc. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng cách làm này có thể kích hoạt bộ lọc thư rác vì đây được coi là hành vi email không điển hình. Một số máy chủ email thậm chí có thể tự động từ chối những email như vậy, coi chúng là các nỗ lực lừa đảo hoặc thư rác tiềm ẩn.

Làm cách nào tôi có thể tự động Bcc cho chính mình hoặc những người khác trong Outlook?

Outlook không có tính năng gốc cho việc này nhưng bạn có thể sử dụng các quy tắc hoặc phần bổ trợ của bên thứ ba như Kutools for Outlook để thiết lập Bcc tự động: Tự động thêm Bcc vào tất cả hoặc các email cụ thể bằng Kutools.

Có giới hạn về số lượng người nhận Bcc trong Outlook không?

Có, thường có giới hạn nhưng thay đổi tùy theo máy chủ email và cài đặt Outlook. Giới hạn chung dao động từ 50 đến 500 người nhận.


Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan liên quan đến Outlook Blind Carbon Copy (BCC). Tôi hy vọng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích. Nếu bạn đang muốn khám phá thêm mẹo và thủ thuật Outlook, xin vui lòng nhấn vào đây để truy cập vào bộ sưu tập phong phú của chúng tôi gồm hơn hàng nghìn bài hướng dẫn.

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations