Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, chúng ta có thể truy cập email của mình bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào chúng ta muốn. Tuy nhiên, mặc dù chúng ta luôn trực tuyến nhưng đôi khi chúng ta không thể trả lời tin nhắn đến ngay lập tức, chẳng hạn như vào các ngày nghỉ hoặc khi chúng ta không ở văn phòng. Đó là lúc tính năng trả lời tự động khi vắng mặt trở nên vô giá, giúp người gửi email biết rằng thư trả lời của chúng tôi sẽ bị trì hoãn. Cho dù bạn đang sử dụng Outlook trên Windows, web, Mac, hoặc thậm chí Thiết bị iOS và Android, hướng dẫn này sẽ giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về cách thiết lập trả lời tự động khi không có mặt tại văn phòng trên tất cả các nền tảng này. Bắt đầu nào.

• Thiết lập trả lời vắng mặt trong Outlook trên Windows
  • Sử dụng Trả lời tự động (đối với tài khoản Exchange)
  • Sử dụng Kutools for Outlook một cách dễ dàng (dành cho tất cả tài khoản email, dễ dàng và linh hoạt)
  • Sử dụng quy tắc (cho tất cả các tài khoản email, phức tạp)
• Thiết lập trả lời vắng mặt trong Outlook trên máy Mac
• Thiết lập trả lời vắng mặt trong Outlook trên Web
• Thiết lập trả lời vắng mặt trong Outlook for iOS và Android

Video

Thiết lập trả lời vắng mặt trong Outlook trên Windows

Phần này trình bày ba phương pháp giúp bạn thiết lập trả lời ngoài văn phòng cho các tài khoản Exchange và tất cả tài khoản email trên Windows.

Thiết lập trả lời ngoài văn phòng với tính năng Trả lời tự động

Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Exchange trong Outlook, tính năng tích hợp sẵn Trả lời tự động tính năng này có thể giúp bạn thiết lập các câu trả lời vắng mặt trong Outlook. Hãy làm như sau.

Bước 1: Mở cửa sổ Trả lời tự động

Trong Outlook của bạn, hãy đi tới Tập tin tab, chọn tài khoản trao đổi mà bạn cần bật trả lời tự động từ danh sách tài khoản thả xuống, sau đó nhấp vào Trả lời tự động. Xem ảnh chụp màn hình:

Bước 2: Bật trả lời tự động và định cấu hình cài đặt

Trong phần mở đầu Trả lời tự động cửa sổ, bạn cần làm như sau.

1. Chọn hình ba gạch Gửi tự động trả lời tùy chọn để kích hoạt tính năng này.
2. Để chỉ gửi trả lời tự động trong một khoảng thời gian nhất định, vui lòng kiểm tra Chỉ gửi trong khoảng thời gian này hộp kiểm và chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc mong muốn.
   Mẹo: Nếu bạn không đặt khoảng thời gian, trả lời tự động của bạn vẫn bật cho đến khi bạn tắt nó bằng cách chọn Không gửi trả lời tự động.
3. Nếu bạn chỉ muốn gửi trả lời tự động cho những người gửi trong tổ chức của mình, hãy ở lại Bên trong tổ chức của tôi tab.
4. Nhập tin nhắn trả lời tự động vào hộp văn bản.
5. Nhấn vào OK để lưu cài đặt. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Kết quả

Nếu bạn đặt khoảng thời gian cho trả lời tự động ở Bước 3, trả lời tự động sẽ kích hoạt vào thời điểm được chỉ định và khi đó bạn sẽ thấy thanh thông tin màu vàng hiển thị bên dưới dải băng Outlook. Nếu không có khoảng thời gian nào được chỉ định, trả lời tự động sẽ kích hoạt ngay lập tức.

Bạn có thể đi tới Các mục đã gửi thư mục để xem các email trả lời tự động (email có tiền tố "Phản hồi tự động:").

Dễ dàng thiết lập các câu trả lời ngoài văn phòng với Kutools for Outlook

Với những hạn chế của phương pháp trên, ở đây tôi muốn giới thiệu cho bạn Tự động trả lời tính năng của Kutools cho Outlook, giúp bạn dễ dàng thiết lập các câu trả lời vắng mặt trong Outlook, bất kể loại tài khoản email nào. Sau đó tải xuống và cài đặt Kutools cho Outlook, bạn cần thực hiện như sau:

Bước 1: Định cấu hình cài đặt Trả lời tự động

Chọn Kutools > đáp lại > Trình quản lý trả lời tự động để mở Tự động trả lời hộp thoại, sau đó bạn cần phải:

1. Kiểm tra các tài khoản email mà bạn muốn bật trả lời tự động:
   Sản phẩm Kiểm tra tài khoản phần liệt kê tất cả các tài khoản email trong Outlook của bạn. Chọn những tài khoản mà bạn muốn bật tính năng trả lời tự động.
2. Sửa đổi tiền tố chủ đề cho email trả lời tự động:
   Văn bản mặc định trong Tiền tố chủ đề hộp văn bản là “Phản hồi tự động”. Đây sẽ là tiền tố cho chủ đề email trả lời tự động. Bạn có thể thay thế văn bản mặc định này nếu cần.
3. Nhập nội dung trả lời tự động:
   Một mẫu mặc định được cung cấp trong hộp thoại mà bạn có thể sửa đổi nếu cần.
4. Lưu các thay đổi: Nhấn vào OK .
   

Bước 2: Kích hoạt tính năng Trả lời tự động

A Kutools cho Outlook hộp thoại bật lên hỏi bạn có muốn kích hoạt tính năng này ngay lập tức không. Nhấn vào Có nút để kích hoạt tính năng này.

Kết quả

Từ giờ trở đi, email đến tài khoản đã kiểm tra sẽ kích hoạt trả lời tự động.

Thiết lập trả lời vắng mặt bằng cách tạo quy tắc Outlook

Bạn cũng có thể tạo quy tắc Outlook để thiết lập trả lời vắng mặt cho tất cả tài khoản email. Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu nhiều bước để hoàn thành. Nếu bạn cần, hãy làm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Tạo mẫu trả lời tự động

1. Trong Outlook, tạo một thư email mới bằng cách bấm vào Email mới theo Trang Chủ tab.
   
2. Trong tạp chí Tin nhắn cửa sổ, hãy nhập chủ đề và nội dung thư cho mẫu của bạn.
   
3. Nhấp chuột Tập tin > Save As.
   
4. Trong phần mở đầu Save As hộp thoại, đặt tên cho mẫu (theo mặc định, chủ đề email sẽ được dùng làm tên mẫu), chọn Mẫu Outlook từ Save as type danh sách thả xuống, sau đó bấm vào Lưu .
   Mẫu tùy chỉnh này sẽ được lưu ở vị trí mẫu cá nhân mặc định.
   
5. Sau khi lưu mẫu, hãy đóng email mà không lưu.

Bước 2: Mở cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo

Bên dưới Trang Chủ tab, nhấp vào Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo để mở Quy tắc và Cảnh báo cửa sổ.

Bước 3: Tạo quy tắc trả lời tự động khi vắng mặt

Trong tạp chí Quy tắc và Cảnh báo cửa sổ, vui lòng thực hiện như sau để tạo quy tắc trả lời tự động khi không có mặt tại văn phòng.

1. Bên dưới Quy tắc email tab, chỉ định tài khoản email mà bạn muốn áp dụng quy tắc trả lời tự động rồi nhấp vào Quy tắc mới .
   Mẹo: Nếu Áp dụng các thay đổi cho thư mục này danh sách thả xuống không hiển thị trong Quy tắc và Cảnh báo cửa sổ Outlook của bạn, các quy tắc bạn đã tạo sẽ áp dụng cho tất cả các tài khoản email.
   
2. Trước hết Trình hướng dẫn quy tắc, lựa chọn Áp dụng quy tắc về thư tôi nhận được trong Bắt đầu từ một quy tắc trống và sau đó bấm vào Sau .
   
3. Trong lần thứ hai Trình hướng dẫn quy tắc, nếu bạn muốn tự động trả lời mọi email bạn nhận được, hãy nhấp vào Sau nút mà không kiểm tra bất kỳ điều kiện nào. Trong cửa sổ bật lên Microsoft Outlook hộp thoại, nhấp vào Có .
   Mẹo: Nếu bạn chỉ muốn tự động trả lời một số email nhất định, hãy chỉ định các điều kiện bạn cần.
   
4. Trong lần thứ ba Trình hướng dẫn quy tắc, hãy chọn câu trả lời bằng hộp kiểm mẫu cụ thể trong Bước 1 rồi bấm vào văn bản được gạch chân trong Bước 2 cái hộp.
   
5. Trong hộp thoại Chọn mẫu trả lời, chọn Mẫu người dùng trong Hệ thống tệp từ danh sách thả xuống Tìm trong, chọn mẫu bạn đã tạo ở bước 1, sau đó nhấp vào nút Mở.
   
6. Khi nó quay lại Trình hướng dẫn quy tắc thứ ba, hãy nhấp vào nút Tiếp theo để tiếp tục.
   
7. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc thứ tư, chỉ định các ngoại lệ cho quy tắc của bạn nếu cần. Ở đây tôi nhấp vào nút Tiếp theo mà không kiểm tra bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào.
   
8. Trong Trình hướng dẫn quy tắc cuối cùng, chỉ định tên cho quy tắc này trong phần Bước 1, giữ nguyên hộp Bật quy tắc này trong Bước 2, sau đó nhấp vào nút Kết thúc.
   
9. Sau đó, hộp nhắc Microsoft Outlook sẽ bật lên nhắc bạn rằng quy tắc sẽ chỉ chạy khi Outlook đang chạy. Nhấp vào nút OK.
   
10. Sau đó nó quay trở lại cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo, bạn có thể thấy quy tắc đã tạo được liệt kê trong cửa sổ, nhấp vào nút OK để lưu quy tắc.
    

Kết quả

Bây giờ bạn đã tạo quy tắc trả lời tự động. Từ giờ trở đi, các email đến tài khoản được chỉ định hoặc tất cả các tài khoản sẽ kích hoạt quy tắc trả lời tự động này và người đã gửi email cho bạn sẽ nhận được email trả lời tự động.

Thiết lập trả lời vắng mặt trong Outlook trên máy Mac

Nếu bạn muốn thiết lập trả lời tự động trong Outlook for Mac, phương pháp trong phần này có thể hữu ích. Hãy làm như sau.

Bước 1: Truy cập tính năng “Out of Office”

Khởi chạy Outlook trên máy Mac, mở tài khoản email mà bạn muốn bật tính năng Vắng mặt, sau đó đi tới CÔNG CỤ Tab và chọn Ra khỏi văn phòng.

Bước 2: Định cấu hình cài đặt Trả lời tự động

Trong tạp chí Cài đặt trả lời tự động hộp thoại, bạn cần thực hiện các cấu hình sau.

1. Kiểm tra Gửi trả lời tự động cho tài khoản Hộp kiểm “(tài khoản của bạn)”.
2. Trong tạp chí Trả lời một lần cho mỗi người gửi bằng hộp văn bản, nhập nội dung cho tin nhắn trả lời tự động.
3. Đó là tùy chọn để:
   • Đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho trả lời tự động: Kiểm tra Chỉ gửi trả lời trong khoảng thời gian này hộp kiểm và nhập ngày và giờ bắt đầu và kết thúc. Sau ngày và giờ kết thúc, tính năng trả lời vắng mặt sẽ tự động tắt.
   • Trả lời những người bên ngoài tổ chức của bạn: Nếu cần, hãy kiểm tra Đồng thời gửi thư trả lời cho người gửi bên ngoài tổ chức của tôi hộp kiểm. Chọn một trong hai Chỉ dành cho người gửi trong danh sách Liên hệ của tôi or Gửi tới tất cả người gửi bên ngoài rồi nhập nội dung cho tin nhắn trả lời tự động.
4. Nhấp chuột OK để lưu cài đặt và áp dụng tính năng Trả lời tự động này.
   

Kết quả

Trả lời tự động đã được bật cho một số tài khoản email nhất định trong Outlook for Mac của bạn. Từ giờ trở đi, các email gửi đến tài khoản này sẽ được kích hoạt trả lời tự động.

Thiết lập trả lời vắng mặt trong Outlook trên Web

Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên web và muốn thiết lập tính năng trả lời vắng mặt, phương pháp trong phần này có thể giúp ích cho bạn. Vui lòng làm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Truy cập tính năng “Trả lời tự động”

1. Ở góc trên bên phải của trang, nhấp vào Cài đặt nút
   
2. Trong phần mở đầu Cài đặt cửa sổ, chọn Trả lời tự động trong email phần.
   

Bước 2: Định cấu hình cài đặt “Trả lời tự động”

1. Nhấn vào Bật trả lời tự động chuyển đổi để bật Trả lời tự động tính năng này.
2. Kiểm tra Gửi trả lời chỉ trong một khoảng thời gian hộp kiểm và chỉ định ngày và giờ bắt đầu và kết thúc cho các câu trả lời tự động. Bạn có thể bỏ qua cài đặt này nếu không cần thiết.
3. Trong hộp chỉnh sửa văn bản, nhập nội dung cho tin nhắn trả lời tự động.
4. Nhấn vào Lưu cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
   

Kết quả

Bây giờ bạn đã bật Trả lời tự động trong Outlook trên web. Từ giờ trở đi, các email gửi đến tài khoản này sẽ được kích hoạt trả lời tự động.

Thiết lập trả lời vắng mặt trong Outlook for iOS và Android

Nhiều người dùng Outlook quen với việc thiết lập trả lời tự động trên máy tính nhưng biết rất ít về chương trình dành cho thiết bị di động. Trong phần cuối của bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập trả lời tự động từ thiết bị iOS hoặc Android của bạn, đảm bảo bạn duy trì liên lạc rõ ràng cho dù bạn ở đâu. Hãy làm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Khởi chạy Outlook trên thiết bị iOS hoặc Android của bạn

Bước 2: Truy cập tính năng “Trả lời tự động”

1. Ở góc trên bên trái của trang, nhấp vào Trang Chủ nút
   
2. Sau đó nhấp vào Cài đặt .
   
3. Trong tạp chí Cài đặt hộp thoại và bên dưới Tài khoản thư phần, hãy chọn tài khoản email mà bạn muốn bật trả lời tự động. Trong trường hợp này tôi chọn một Sàn giao dịch tài khoản.
   
4. Trong tạp chí Sàn giao dịch (nếu bạn chọn một tài khoản khác ở bước trước, tiêu đề của hộp thoại này sẽ hiển thị tên miền của tài khoản kia), bạn có thể thấy rằng Trả lời tự động tính năng bị tắt. Xin vui lòng bấm vào nó.
   

Bước 3: Định cấu hình cài đặt Trả lời tự động

Trong tạp chí Trả lời tự động hộp thoại, bạn cần cấu hình như sau.

1. Trong tạp chí Trả lời tự động trường, hãy bật công tắc.
2. Chỉ định người bạn muốn gửi trả lời tự động: hoặc tới mọi người or chỉ với những người trong tổ chức của bạn. Ở đây tôi chọn Trả lời mọi người.
3. Nhập tin nhắn trả lời vào ô Trả lời mọi người bằng hộp văn bản.
4. Bấm vào dấu kiểm ở góc trên bên phải màn hình để lưu cài đặt.
   
   Chú ý:

   • Trong tạp chí Trả lời trong một khoảng thời gian hãy bật nút gạt, sau đó bạn có thể đặt ngày và giờ bắt đầu và kết thúc để gửi trả lời tự động.
   • Trong tạp chí Sử dụng các câu trả lời khác nhau hãy bật nút gạt, sau đó bạn có thể chỉ định các tin nhắn trả lời khác nhau cho những người bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của mình.
   • Nếu bạn chọn một loại tài khoản khác thay vì tài khoản Exchange, Sử dụng trường trả lời khác nhau không xuất hiện trong Trả lời tự động hộp thoại.
   • Khi bạn quay lại hộp thoại trước, bạn có thể thấy rằng Trả lời tự động tính năng đã được bật.
     

Kết quả

Bây giờ bạn đã bật Trả lời Tự động trong Outlook dành cho iOS hoặc Android của mình.

Nói tóm lại, khả năng thiết lập trả lời tự động khi không có mặt tại văn phòng trong Outlook đảm bảo rằng những người liên hệ với bạn biết bạn đi vắng, từ đó duy trì liên lạc chuyên nghiệp và hiệu quả. Cho dù bạn sử dụng Outlook trên Windows, Mac, Web hay thiết bị di động thì tính linh hoạt và chuyên sâu mà tính năng này mang lại là không thể thiếu. Chúng tôi hy vọng hướng dẫn toàn diện này sẽ trang bị cho bạn kiến ​​thức để định cấu hình liền mạch những câu trả lời này trên các nền tảng khác nhau, đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ cho cả bạn và người gửi email của bạn. Đối với những người mong muốn tìm hiểu sâu hơn về các khả năng của Outlook, trang web của chúng tôi tự hào có rất nhiều hướng dẫn. Khám phá thêm mẹo và thủ thuật Outlook tại đây.

Bài viết liên quan