Note: The other languages of the website are Google-translated. Back to English
Đăng nhập  \/ 
x
or
x
Đăng ký  \/ 
x

or

Trình quản lý tệp đính kèm: Lưu / Xóa / Nén / Tháo tất cả hoặc tệp đính kèm đã tìm kiếm trong Outlook

Kutools cho Outlook phát hành một mạnh mẽ Quản lý tệp đính kèm đặc tính. Với tiện ích này, bạn có thể dễ dàng lưu, xóa, nén hoặc tách tất cả các tệp đính kèm đã chọn khỏi nhiều email. Trình quản lý này cũng cho phép tự động nén tất cả các tệp đính kèm trong các email đến và đi.


Tìm kiếm tệp đính kèm cụ thể dựa trên chủ đề, tên tệp đính kèm, v.v. trong Trình quản lý tệp đính kèm

Trong tạp chí Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, bạn có thể tìm kiếm và lọc các tệp đính kèm cụ thể, sau đó lưu, xóa hoặc tách chúng ra khi cần.

1. nhấp chuột Kutools > Quản Lý, xem ảnh chụp màn hình:

2. Trong sau Kutools cho Outlook hộp thoại, chọn các thư mục mà bạn muốn quản lý các tệp đính kèm, xem ảnh chụp màn hình:

3. Sau đó, nhấp vào Ok , tất cả các tệp đính kèm đã được liệt kê vào Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, trong này Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, bạn có thể tìm kiếm và lọc các tệp đính kèm dựa trên tên tệp đính kèm, chủ đề thư, kích thước tệp đính kèm, thời gian nhận email và các email từ người gửi cụ thể. Xem ảnh chụp màn hình:

Lời khuyên:

1. Để tìm kiếm tệp đính kèm dựa trên tên tệp đính kèm, vui lòng chọn Tên tệp đính kèm hình thành Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó nhập từ khóa mà bạn muốn tìm kiếm và các tệp đính kèm tương ứng đã được liệt kê như hình minh họa bên dưới:

2. Để tìm kiếm tất cả các tệp đính kèm dựa trên chủ đề email, vui lòng chọn Tiêu Đề từ Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó nhập từ khóa mà bạn muốn tìm kiếm và các tệp đính kèm phù hợp đã được liệt kê như hình minh họa bên dưới:

3. Tìm kiếm tệp đính kèm dựa trên kích thước tệp đính kèm, vui lòng chọn Kích thước từ Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó chọn một điều kiện bạn thích từ equals thả xuống, sau đó nhập kích thước giá trị của kích thước tệp đính kèm bạn muốn tìm kiếm, xem ảnh chụp màn hình:
(Chú thích: Nếu bạn chọn Giữa tùy chọn, bạn nên nhập định dạng giá trị như sau: value1 - value2, nên có một khoảng trắng trước và sau ký tự -.)

4. Tìm kiếm tệp đính kèm dựa trên thời gian nhận được, vui lòng chọn Thời gian nhận từ Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó chọn một điều kiện bạn thích từ equals thả xuống, sau đó nhập ngày giờ của kích thước tệp đính kèm bạn muốn tìm kiếm, xem ảnh chụp màn hình:
(Chú thích: Nếu bạn chọn Giữa tùy chọn, bạn nên nhập định dạng ngày như sau: ngày bắt đầu - ngày kết thúc, nên có một khoảng trắng trước và sau ký tự -.)

5. Để tìm kiếm tệp đính kèm dựa trên người gửi cụ thể, vui lòng chọn Người gửi từ Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó nhập từ khóa của tên người gửi mà bạn muốn tìm kiếm và các tệp đính kèm phù hợp đã được liệt kê như hình minh họa bên dưới:


Lưu nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm từ email vào một thư mục cụ thể

Trong tạp chí Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, bạn có thể dễ dàng lưu nhiều tệp đính kèm đã chọn từ nhiều email vào một thư mục nhất định cùng một lúc. Vui lòng làm như sau:

1. bên trong Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, kiểm tra các tệp đính kèm mà bạn muốn lưu và nhấp vào Lưu cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Trong cửa sổ bật ra Lưu các thiết lập hộp thoại:

(1.) Nhấp vào nút để chọn một thư mục để lưu các tệp đính kèm đã kiểm tra;

(2.) Chỉ định kiểu lưu tệp đính kèm như sau:

  • kiểm tra Lưu (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm tra.
    Bạn có thể lưu các tệp đính kèm trong các thư mục con cụ thể, vui lòng kiểm tra Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới tùy chọn, và sau đó chọn một kiểu bạn cần;
    Bạn cũng có thể đổi tên các tệp đính kèm tách rời, kiểm tra Đổi tên các tệp đính kèm đã lưu theo kiểu bên dướivà chỉ định kiểu tên bạn muốn sử dụng.
  • Bỏ chọn Lưu (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới , tất cả các tệp đính kèm đã chọn sẽ được lưu trực tiếp vào thư mục cụ thể mà bạn đã đặt.

Chú thích: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Lưu các thiết lập hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Lưu tất cả tính năng hoặc Lưu tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.

Lời khuyên: Bên trong Lưu các thiết lập hộp thoại, bạn cũng có thể đặt một số tiêu chí nâng cao để lưu các tệp đính kèm cụ thể, vui lòng nhấp vào Nâng cao nút tùy chọn, trong hộp thoại mở rộng, chỉ định các điều kiện bạn cần như hình minh họa bên dưới:

3. sau đó, nhấp vào Ok, bây giờ một hộp thoại xuất hiện cho bạn biết có bao nhiêu tệp đính kèm đã được lưu như hình ảnh chụp màn hình bên dưới. Và tất cả các tệp đính kèm đã kiểm tra hoặc tệp đính kèm đáp ứng các điều kiện bạn tạo sẽ được lưu vào một thư mục nhất định. Bạn có thể bấm vào Mở thư mục này văn bản siêu liên kết để đi đến thư mục đã lưu các tệp đính kèm.

4. nhấp chuột Ok để đóng hộp thoại. Và sau đó nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.


Đổi tên tệp đính kèm trong tệp đính kèm đã chọn

Mô hình Quản lý tệp đính kèm tính năng hỗ trợ đổi tên tệp đính kèm trực tiếp trong Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.

1. Đi đến Quản lý tệp đính kèm hộp thoại, vui lòng nhấp vào mũi tên để mở rộng email được chỉ định có chứa tệp đính kèm, nhấp để chọn tệp đính kèm mà bạn sẽ đổi tên, sau đó nhấp vào Đổi tên cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Bây giờ có thể chỉnh sửa tên tệp đính kèm, vui lòng nhập tên mới và nhấn Đi vào Chìa khóa.

4. Và sau đó nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.


Xóa nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm khỏi email

Nếu bạn cần xóa hàng loạt tệp đính kèm đã lọc hoặc tất cả các tệp đính kèm từ nhiều email Outlook, vui lòng thực hiện như sau:

1. bên trong Quản lý tệp đính kèm hộp thoại, vui lòng tìm kiếm hoặc kiểm tra các tệp đính kèm bạn sẽ xóa, sau đó nhấp vào Xóa bỏ cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Một hộp thoại cảnh báo xuất hiện và yêu cầu xác nhận của bạn. Vui lòng nhấp vào để tiếp tục.

3. Bây giờ một hộp thoại xuất hiện và cho bạn biết có bao nhiêu tệp đính kèm đã bị xóa như hình minh họa bên dưới. Vui lòng nhấp vào OK .

4. Và sau đó nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.


Nén nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm từ email

Để nén nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm đã chọn trong nhiều email Outlook, vui lòng thực hiện như sau:

1. Đi đến Quản lý tệp đính kèm hộp thoại, vui lòng tìm kiếm hoặc kiểm tra các tệp đính kèm bạn sẽ nén và nhấp vào Nén cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Và một Nén cài đặt hộp thoại hiện ra, hãy chọn một thao tác bạn cần như hình ảnh chụp màn hình bên dưới:

(1.) Chọn Nén tất cả các tệp đính kèm tùy chọn, tất cả các tệp đính kèm đã kiểm tra sẽ được nén;

(2.) Chọn Nén tệp đính kèm phù hợp với các điều kiện sau và sau đó chỉ định các điều kiện bạn muốn, chỉ các tệp đính kèm phù hợp với các điều kiện sẽ được nén.

Chú thích: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Nén cài đặt hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Nén tất cả tính năng hoặc Nén tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.

3. Sau đó, nhấp vào OK và một hộp thoại xuất hiện và hiển thị bao nhiêu tệp đính kèm đã được nén. Vui lòng nhấp vào OK để đóng hộp thoại này.

4. Và sau đó nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.


Tự động nén tất cả các tệp đính kèm trước khi gửi email

Nếu bạn cần tự động nén tất cả các tệp đính kèm khi gửi email trong Outlook, vui lòng định cấu hình trong hộp thoại Trình quản lý tệp đính kèm như sau:

1. Đi đến Quản lý tệp đính kèm hộp thoại và nhấp vào Các lựa chọn cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
Lời khuyên: Bạn cũng có thể nhấp Kutools > Các lựa chọn (bên trong File đính kèm nhóm) trong ruy-băng Outlook trực tiếp.

2. bên trong Tùy chọn đính kèm hộp thoại, nhấp vào Nén và sau đó kiểm tra Tự động nén tệp đính kèm trước khi gửi email và nhấp vào Ok .

3. Nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại. Bây giờ, khi bạn gửi email có một số tệp đính kèm, tất cả các tệp đính kèm sẽ được nén trước khi gửi.


Tách nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm khỏi email

Nếu bạn muốn lưu nhiều tệp đính kèm từ email vào một thư mục nhất định, đồng thời xóa các tệp đính kèm này nhưng vẫn là siêu liên kết đến các tệp đính kèm đã lưu trong email tương ứng, bạn có thể tách các tệp đính kèm trong cửa sổ Trình quản lý tệp đính kèm.

1. Đi đến Quản lý tệp đính kèm hộp thoại, vui lòng kiểm tra các tệp đính kèm bạn sẽ tách ra và nhấp vào Để riêng ra cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

2. bên trong Tách cài đặt hộp thoại,

(1.) Nhấp vào nút để chọn một thư mục để lưu các tệp đính kèm tách rời;

(2.) Chỉ định kiểu lưu tệp đính kèm tách rời như sau:

  • kiểm tra Tách (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm tra.
    Bạn có thể lưu các tệp đính kèm tách rời trong các thư mục con cụ thể, vui lòng kiểm tra Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới tùy chọn, và sau đó chọn một kiểu bạn cần;
    Bạn cũng có thể đổi tên các tệp đính kèm tách rời, kiểm tra Đổi tên các tệp đính kèm tách rời theo kiểu dưới đâyvà chỉ định kiểu tên bạn muốn sử dụng.
  • Bỏ chọn Tách (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm, tất cả các tệp đính kèm tách rời sẽ được lưu vào thư mục cụ thể mà bạn đã đặt trực tiếp.

(3.) Kiểm tra Biểu tượng tệp đính kèm vẫn còn trong email nếu bạn muốn giữ biểu tượng tệp đính kèm trong email.

Chú thích: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Tách cài đặt hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Tách tất cả tính năng hoặc Để riêng ra tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.

Lời khuyên: Bên trong Tách cài đặt hộp thoại, bạn cũng có thể đặt một số tiêu chí nâng cao để tách các tệp đính kèm cụ thể, vui lòng nhấp vào Tùy chọn cấp cao , trong hộp thoại mở rộng, chỉ định các điều kiện bạn cần như ảnh chụp màn hình bên dưới:

3. sau đó, nhấp vào Ok, bây giờ một hộp thoại xuất hiện để cho bạn biết có bao nhiêu tệp đính kèm đã được tách ra như hình minh họa bên dưới. Và tất cả các tệp đính kèm đã kiểm tra hoặc tệp đính kèm đáp ứng các điều kiện bạn tạo sẽ bị xóa và chỉ các siêu liên kết mới được hiển thị trong các email ban đầu. Bạn có thể bấm vào Mở thư mục này văn bản siêu liên kết để đi đến thư mục lưu các tệp đính kèm tách rời.

4. Sau đó, nhấp vào Đóng để đóng hộp thoại Trình quản lý tệp đính kèm.


Tùy chọn tệp đính kèm - Đặt một số cài đặt để lưu, tách, nén tệp đính kèm theo mặc định

Trong tạp chí Tùy chọn tệp đính kèm hộp thoại, bạn có thể chỉ định một số cài đặt theo mặc định cho các công cụ đính kèm đó.

Tới Tùy chọn tệp đính kèm bằng cách nhấp chuột Các lựa chọn nút trong Quản lý tệp đính kèm cửa sổ hoặc nhấp vào Kutools > Các lựa chọn (bên trong File đính kèm nhóm) trong ruy-băng Outlook trực tiếp.

1. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Chung:

A: Nếu bạn muốn xử lý tệp đính kèm là hình ảnh, vui lòng kiểm tra Xử lý hình ảnh Đính kèm cái hộp.
kiểm tra Để tách các tệp đính kèm khỏi thẻ lộn xộn văn bản thuần túye box, các email văn bản thuần túy sẽ được chuyển đổi sang định dạng HTML khi tách các tệp đính kèm.

B: Kiểm tra hoặc chọn lại các thư mục Outlook để quản lý.


2. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Tách:

A: Nhấp vào để chỉ định thư mục bạn sẽ lưu các tệp đính kèm tách rời;

B: Chỉ định kiểu lưu tệp đính kèm tách rời như sau:

  • kiểm tra Tách (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm tra.
    Bạn có thể lưu các tệp đính kèm tách rời trong các thư mục con cụ thể, vui lòng kiểm tra Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới tùy chọn, và sau đó chọn một kiểu bạn cần;
    Bạn cũng có thể đổi tên các tệp đính kèm tách rời, kiểm tra Đổi tên các tệp đính kèm tách rời theo kiểu dưới đâyvà chỉ định kiểu tên bạn muốn sử dụng.
  • Bỏ chọn Tách (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm, tất cả các tệp đính kèm tách rời sẽ được lưu vào thư mục cụ thể mà bạn đã đặt trực tiếp.

C: Kiểm tra Biểu tượng tệp đính kèm vẫn còn trong email nếu bạn muốn giữ biểu tượng tệp đính kèm trong email.

D: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại Cài đặt tách này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Tách cài đặt hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Tách tất cả tính năng hoặc Để riêng ra tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.


3. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Tự động tách:

Đặt thư mục cụ thể để định vị các tệp đính kèm tách rời, chọn kiểu thư mục hoặc kiểu đổi tên cho các tệp đính kèm đã lưu khi bạn bật Tự động tách tất cả các tệp đính kèm đã nhận tính năng này.


4. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Lưu:

A: Nhấp vào để chỉ định thư mục bạn sẽ lưu các tệp đính kèm;

B: Chỉ định kiểu lưu tệp đính kèm như sau:

  • kiểm tra Lưu (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm tra.
    Bạn có thể lưu các tệp đính kèm trong các thư mục con cụ thể, vui lòng kiểm tra Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới tùy chọn, và sau đó chọn một kiểu bạn cần;
    Bạn cũng có thể đổi tên các tệp đính kèm tách rời, kiểm tra Đổi tên các tệp đính kèm đã lưu theo kiểu bên dướivà chỉ định kiểu tên bạn muốn sử dụng.
  • Bỏ chọn Lưu (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm, tất cả các tệp đính kèm sẽ được lưu vào thư mục cụ thể mà bạn đặt trực tiếp.

C: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại Lưu Cài đặt này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Lưu các thiết lập hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Lưu tất cả tính năng hoặc Lưu tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.


5. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Tự động lưu:

Đặt thư mục cụ thể để định vị tệp đính kèm, chọn kiểu thư mục hoặc kiểu đổi tên cho tệp đính kèm đã lưu khi bạn bật Tự động lưu tất cả các tệp đính kèm đã nhận tính năng này.


6. Trong hộp thoại Tùy chọn phần đính kèm, trên tab Nén:

A: Kiểm tra Tự động nén tệp đính kèm trước khi gửi email tùy chọn này sẽ giúp bạn nén các tệp đính kèm trước khi tự động gửi email.

B: Chỉ định phần mở rộng tệp cho các tệp đính kèm đã nén;

C: Đặt loại trừ nén dựa trên phần mở rộng tệp đính kèm được chỉ định hoặc kích thước tệp đính kèm;

D: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại Cài đặt Nén này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Nén cài đặt hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Nén tất cả tính năng hoặc Nén tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.


7. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Tự động nén:

Chỉ định phần mở rộng tệp bạn cần khi bật Tự động nén tất cả các tệp đính kèm đã nhận tính năng này.


8. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Nhân bản:

Nếu có các tệp đính kèm trùng lặp hoặc trùng tên khi lưu, tự động lưu, tách hoặc tự động tách tệp đính kèm, bạn có thể xử lý các tệp đính kèm trùng lặp bằng các cách dưới đây:


Chú thích: Bên trong Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, bạn cũng có thể xử lý tệp đính kèm duy nhất bằng cách nhấp chuột phải vào mục tệp đính kèm, sau đó, chọn một thao tác bạn cần, xem ảnh chụp màn hình:


Kutools cho Outlook - Cung cấp 100 Tính năng Nâng cao cho Outlook và Làm cho Công việc Dễ dàng hơn Nhiều!

  • Auto CC / BCC bởi các quy tắc khi gửi email; Tự động chuyển tiếp Nhiều Email theo tùy chỉnh; Tự động trả lời không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác ...
  • Cảnh báo BCC - hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC; Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèmvà các tính năng nhắc nhở khác ...
  • Trả lời (Tất cả) Với Tất cả Tệp đính kèm trong cuộc trò chuyện qua thư; Trả lời nhiều email trong vài giây; Tự động thêm lời chào khi trả lời; Thêm Ngày vào chủ đề ...
  • Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư, Tự động tách, Nén tất cả, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả ... Báo cáo nhanh, Đếm thư đã chọnhữu ích. Cảm ơn !
  • Email rác mạnh mẽ Theo phong tục; Xóa thư và liên hệ trùng lặphữu ích. Cảm ơn ! Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.
shot kutools triển vọng tab kutools 1180x121
shot kutools triển vọng kutools plus tab 1180x121
 
Say something here...
symbols left.
You are guest
or post as a guest, but your post won't be published automatically.
Loading comment... The comment will be refreshed after 00:00.
  • To post as a guest, your comment is unpublished.
    Rickard O · 5 months ago
    Good morning.
    I am looking for a solution where for a certain inbox all attached UNREAD pdf:s should be copied to a certain folder and the mail should be marked as read so avoid multipe copies.

    Is that possible?  (I haven't found it so far)
    Best regards Rickard Olsson
  • To post as a guest, your comment is unpublished.
    sergeydru68@gmail.com · 2 years ago
    Compress Multiple/All Attachments In Outlook Emails ··· what it gives me, what's the advantage??