Trình quản lý tệp đính kèm: Lưu / Xóa / Nén / Tháo tất cả hoặc tệp đính kèm đã tìm kiếm trong Outlook
Kutools cho Outlook
Kutools cho Outlook phát hành một mạnh mẽ Quản lý tệp đính kèm đặc tính. Với tiện ích này, bạn có thể dễ dàng lưu, xóa, nén hoặc tách tất cả các tệp đính kèm đã chọn khỏi nhiều email. Trình quản lý này cũng cho phép tự động nén tất cả các tệp đính kèm trong các email đến và đi.
- Tìm kiếm tệp đính kèm cụ thể dựa trên chủ đề, tên tệp đính kèm, v.v. trong Trình quản lý tệp đính kèm
- Lưu nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm từ email vào một thư mục cụ thể
- Đổi tên tệp đính kèm trong tệp đính kèm đã chọn
- Xóa nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm khỏi email
- Nén nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm từ email
- Tự động nén tất cả các tệp đính kèm trước khi gửi email
- Tách nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm khỏi email
- Tùy chọn tệp đính kèm - Đặt một số cài đặt để lưu, tách, nén tệp đính kèm theo mặc định
Tìm kiếm tệp đính kèm cụ thể dựa trên chủ đề, tên tệp đính kèm, v.v. trong Trình quản lý tệp đính kèm
Trong tạp chí Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, bạn có thể tìm kiếm và lọc các tệp đính kèm cụ thể, sau đó lưu, xóa hoặc tách chúng ra khi cần.
1. nhấp chuột Kutools > Quản Lý, xem ảnh chụp màn hình:
2. Trong sau Kutools cho Outlook hộp thoại, chọn các thư mục mà bạn muốn quản lý các tệp đính kèm, xem ảnh chụp màn hình:
Mẹo: Trên bề mặt này, nó hỗ trợ menu chuột phải cung cấp một số tùy chọn để bạn chọn nhanh.
3. Sau đó, nhấp vào Ok , tất cả các tệp đính kèm đã được liệt kê vào Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, trong này Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, bạn có thể tìm kiếm và lọc các tệp đính kèm dựa trên tên tệp đính kèm, chủ đề thư, kích thước tệp đính kèm, thời gian nhận email và các email từ người gửi cụ thể. Xem ảnh chụp màn hình:
Lời khuyên:
1. Để tìm kiếm tệp đính kèm dựa trên tên tệp đính kèm, vui lòng chọn Tên tệp đính kèm từ Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó nhập từ khóa bạn muốn tìm kiếm và nhấn đăng ký hạng mục thi key và các tệp đính kèm tương ứng đã được liệt kê như trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
2. Để tìm kiếm tất cả các tệp đính kèm dựa trên chủ đề email, vui lòng chọn Tiêu Đề từ Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó nhập từ khóa bạn muốn tìm kiếm và nhấn đăng ký hạng mục thi key và các tệp đính kèm phù hợp đã được liệt kê như trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
3. Tìm kiếm tệp đính kèm dựa trên kích thước tệp đính kèm, vui lòng chọn Kích thước máy từ Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó chọn một điều kiện bạn thích từ equals thả xuống, sau đó nhập kích thước giá trị của kích thước tệp đính kèm bạn muốn tìm kiếm và nhấn đăng ký hạng mục thi chính, xem ảnh chụp màn hình:
4. Tìm kiếm tệp đính kèm dựa trên thời gian nhận được, vui lòng chọn Thời gian nhận từ Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó chọn một điều kiện bạn thích từ equals thả xuống, sau đó nhập ngày giờ của kích thước tệp đính kèm bạn muốn tìm kiếm và nhấn đăng ký hạng mục thi chính, xem ảnh chụp màn hình:
5. Để tìm kiếm tệp đính kèm dựa trên người gửi cụ thể, vui lòng chọn Người gửi từ Phạm vi tìm kiếm danh sách thả xuống, sau đó nhập từ khóa của tên người gửi mà bạn muốn tìm kiếm và nhấn đăng ký hạng mục thi key và các tệp đính kèm phù hợp đã được liệt kê như trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Lưu nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm từ email vào một thư mục cụ thể
Trong tạp chí Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, bạn có thể dễ dàng lưu nhiều tệp đính kèm đã chọn từ nhiều email vào một thư mục nhất định cùng một lúc. Vui lòng làm như sau:
1. bên trong Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, kiểm tra các tệp đính kèm mà bạn muốn lưu và nhấp vào Lưu cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
2. Trong cửa sổ bật ra Lưu các thiết lập hộp thoại:
(1.) Nhấp vào 
nút để chọn một thư mục để lưu các tệp đính kèm đã kiểm tra;
(2.) Chỉ định kiểu lưu tệp đính kèm như sau:
- kiểm tra Lưu (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm tra.
Bạn có thể lưu các tệp đính kèm trong các thư mục con cụ thể, vui lòng kiểm tra Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới tùy chọn, và sau đó chọn một kiểu bạn cần;
Bạn cũng có thể đổi tên các tệp đính kèm đã lưu, kiểm tra Đổi tên các tệp đính kèm đã lưu theo kiểu bên dướivà chỉ định kiểu tên bạn muốn sử dụng. - Bỏ chọn Lưu (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới , tất cả các tệp đính kèm đã chọn sẽ được lưu trực tiếp vào thư mục cụ thể mà bạn đã đặt.
Chú thích: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Lưu các thiết lập hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Lưu tất cả tính năng hoặc Lưu tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.
3. sau đó, nhấp vào Ok, bây giờ một hộp thoại xuất hiện cho bạn biết có bao nhiêu tệp đính kèm đã được lưu như hình ảnh chụp màn hình bên dưới. Và tất cả các tệp đính kèm đã kiểm tra hoặc tệp đính kèm đáp ứng các điều kiện bạn tạo sẽ được lưu vào một thư mục nhất định. Bạn có thể bấm vào Mở thư mục này văn bản siêu liên kết để đi đến thư mục đã lưu các tệp đính kèm.
4. nhấp chuột Ok để đóng hộp thoại. Và sau đó nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.
Đổi tên tệp đính kèm trong tệp đính kèm đã chọn
Sản phẩm Quản lý tệp đính kèm tính năng hỗ trợ đổi tên tệp đính kèm trực tiếp trong Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.
1. Đi đến Quản lý tệp đính kèm hộp thoại, vui lòng nhấp vào mũi tên để mở rộng email được chỉ định có chứa tệp đính kèm, nhấp để chọn tệp đính kèm mà bạn sẽ đổi tên, sau đó nhấp vào Đổi tên cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào tên tệp đính kèm muốn đổi tên và chọn Rename Current trong menu chuột phải.
2. Bây giờ có thể chỉnh sửa tên tệp đính kèm, vui lòng nhập tên mới và nhấn đăng ký hạng mục thi Chìa khóa.
3. Và sau đó nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.
Xóa nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm khỏi email
Nếu bạn cần xóa hàng loạt tệp đính kèm đã lọc hoặc tất cả các tệp đính kèm từ nhiều email Outlook, vui lòng thực hiện như sau:
1. bên trong Quản lý tệp đính kèm hộp thoại, vui lòng tìm kiếm hoặc kiểm tra các tệp đính kèm bạn sẽ xóa, sau đó nhấp vào Xóa bỏ cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
2. Một hộp thoại cảnh báo xuất hiện và yêu cầu xác nhận của bạn. Vui lòng nhấp vào Có để tiếp tục.
3. Bây giờ một hộp thoại xuất hiện và cho bạn biết có bao nhiêu tệp đính kèm đã bị xóa như hình minh họa bên dưới. Vui lòng nhấp vào OK .
4. Và sau đó nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.
Nén nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm từ email
Để nén nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm đã chọn trong nhiều email Outlook, vui lòng thực hiện như sau:
1. Đi đến Quản lý tệp đính kèm hộp thoại, vui lòng tìm kiếm hoặc kiểm tra các tệp đính kèm bạn sẽ nén và nhấp vào Nén cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
2. Và một Nén cài đặt hộp thoại bật ra, chọn một thao tác bạn cần như ảnh chụp màn hình bên dưới:
(1.) Chọn Nén tất cả các tệp đính kèm tùy chọn, tất cả các tệp đính kèm đã kiểm tra sẽ được nén;
(2.) Chọn Nén tệp đính kèm phù hợp với các điều kiện sau tùy chọn, sau đó chỉ định các điều kiện bạn muốn, chỉ những tệp đính kèm phù hợp với điều kiện mới được nén.
Chú thích: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Nén cài đặt hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Nén tất cả tính năng hoặc Nén tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.
3. Sau đó, nhấp vào OK và một hộp thoại xuất hiện và hiển thị bao nhiêu tệp đính kèm đã được nén. Vui lòng nhấp vào OK để đóng hộp thoại này.
4. Và sau đó nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại.
Tự động nén tất cả các tệp đính kèm trước khi gửi email
Nếu bạn cần tự động nén tất cả các tệp đính kèm khi gửi email trong Outlook, vui lòng định cấu hình nó trong hộp thoại Trình quản lý tệp đính kèm như sau:
1. Đi đến Quản lý tệp đính kèm hộp thoại và nhấp vào Các lựa chọn cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
Lời khuyên: Bạn cũng có thể nhấp Kutools > Các lựa chọn (bên trong File đính kèm nhóm) trong ruy-băng Outlook trực tiếp.
2. bên trong Tùy chọn đính kèm hộp thoại, nhấp vào Nén và sau đó kiểm tra Tự động nén tệp đính kèm trước khi gửi email và nhấp vào Ok .
3. Nhấp vào Đóng nút để đóng Quản lý tệp đính kèm hộp thoại. Bây giờ, khi bạn gửi email có một số tệp đính kèm, tất cả các tệp đính kèm sẽ được nén trước khi gửi.
Tách nhiều hoặc tất cả các tệp đính kèm khỏi email
Nếu bạn muốn lưu nhiều tệp đính kèm từ email vào một thư mục nhất định, đồng thời xóa các tệp đính kèm này nhưng vẫn là siêu liên kết đến các tệp đính kèm đã lưu trong email tương ứng, bạn có thể tách các tệp đính kèm trong cửa sổ Trình quản lý tệp đính kèm.
1. Đi đến Quản lý tệp đính kèm hộp thoại, vui lòng kiểm tra các tệp đính kèm bạn sẽ tách ra và nhấp vào Để riêng ra cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:
2. bên trong Tách cài đặt hộp thoại,
(1.) Nhấp vào nút để chọn một thư mục để lưu các tệp đính kèm tách rời;
(2.) Chỉ định kiểu lưu tệp đính kèm tách rời như sau:
- kiểm tra Tách (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm tra.
Bạn có thể lưu các tệp đính kèm tách rời trong các thư mục con cụ thể, vui lòng kiểm tra Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới tùy chọn, và sau đó chọn một kiểu bạn cần;
Bạn cũng có thể đổi tên các tệp đính kèm đã tách rời, kiểm tra Đổi tên các tệp đính kèm tách rời theo kiểu dưới đâyvà chỉ định kiểu tên bạn muốn sử dụng. - Bỏ chọn Tách (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm, tất cả các tệp đính kèm tách rời sẽ được lưu vào thư mục cụ thể mà bạn đã đặt trực tiếp.
(3.) Kiểm tra Biểu tượng tệp đính kèm vẫn còn trong email nếu bạn muốn giữ biểu tượng tệp đính kèm trong email.
Chú thích: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Tách cài đặt hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Tách tất cả tính năng hoặc Để riêng ra tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.
3. sau đó, nhấp vào Ok, bây giờ một hộp thoại xuất hiện để cho bạn biết có bao nhiêu tệp đính kèm đã được tách ra như hình minh họa bên dưới. Và tất cả các tệp đính kèm đã kiểm tra hoặc tệp đính kèm đáp ứng các điều kiện bạn tạo sẽ bị xóa và chỉ các siêu liên kết mới được hiển thị trong các email ban đầu. Bạn có thể bấm vào Mở thư mục này văn bản siêu liên kết để đi đến thư mục lưu các tệp đính kèm tách rời.
4. Sau đó, nhấp vào Đóng để đóng hộp thoại Trình quản lý tệp đính kèm.
Tùy chọn tệp đính kèm - Đặt một số cài đặt để lưu, tách, nén tệp đính kèm theo mặc định
Trong tạp chí Tùy chọn tệp đính kèm hộp thoại, bạn có thể chỉ định một số cài đặt theo mặc định cho các công cụ đính kèm đó.
Tới Tùy chọn tệp đính kèm bằng cách nhấp chuột Các lựa chọn nút trong Quản lý tệp đính kèm cửa sổ hoặc nhấp vào Kutools > Các lựa chọn (bên trong File đính kèm nhóm) trong ruy-băng Outlook trực tiếp.
1. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Chung:
A: Nếu bạn muốn xử lý tệp đính kèm là hình ảnh, vui lòng kiểm tra Xử lý hình ảnh Đính kèm cái hộp.
kiểm tra Để tách các tệp đính kèm khỏi thẻ lộn xộn văn bản thuần túye box, các email văn bản thuần túy sẽ được chuyển đổi sang định dạng HTML khi tách các tệp đính kèm.
B: Kiểm tra hoặc chọn lại các thư mục Outlook để quản lý.
2. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Tách:
A: Nhấp vào để chỉ định thư mục bạn sẽ lưu các tệp đính kèm tách rời;
B: Chỉ định kiểu lưu tệp đính kèm tách rời như sau:
- kiểm tra Tách (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm tra.
Bạn có thể lưu các tệp đính kèm tách rời trong các thư mục con cụ thể, vui lòng kiểm tra Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới tùy chọn, và sau đó chọn một kiểu bạn cần;
Bạn cũng có thể đổi tên các tệp đính kèm đã tách rời, kiểm tra Đổi tên các tệp đính kèm tách rời theo kiểu dưới đâyvà chỉ định kiểu tên bạn muốn sử dụng. - Bỏ chọn Tách (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm, tất cả các tệp đính kèm tách rời sẽ được lưu vào thư mục cụ thể mà bạn đã đặt trực tiếp.
C: Kiểm tra Biểu tượng tệp đính kèm vẫn còn trong email nếu bạn muốn giữ biểu tượng tệp đính kèm trong email.
D: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại Cài đặt tách này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Tách cài đặt hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Tách tất cả tính năng hoặc Để riêng ra tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.
3. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Tự động tách:
Đặt thư mục cụ thể để định vị các tệp đính kèm đã tách rời. Chỉ định xem có tạo thư mục con cho mỗi tệp đính kèm hay tạo thư mục để lưu tất cả tệp đính kèm của thư và xác định quy tắc đặt tên thư mục dựa trên tiêu chí.
4. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Lưu:
A: Nhấp vào để chỉ định thư mục bạn sẽ lưu các tệp đính kèm;
B: Chỉ định kiểu lưu tệp đính kèm như sau:
- kiểm tra Lưu (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm tra.
Bạn có thể lưu các tệp đính kèm trong các thư mục con cụ thể, vui lòng kiểm tra Tạo các thư mục con theo kiểu bên dưới tùy chọn, và sau đó chọn một kiểu bạn cần;
Bạn cũng có thể đổi tên các tệp đính kèm đã tách rời, kiểm tra Đổi tên các tệp đính kèm đã lưu theo kiểu bên dướivà chỉ định kiểu tên bạn muốn sử dụng. - Bỏ chọn Lưu (các) tệp đính kèm theo kiểu bên dưới hộp kiểm, tất cả các tệp đính kèm sẽ được lưu vào thư mục cụ thể mà bạn đặt trực tiếp.
C: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại Lưu Cài đặt này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Lưu các thiết lập hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Lưu tất cả tính năng hoặc Lưu tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.
5. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Tự động lưu:
Đặt thư mục cụ thể để định vị tệp đính kèm. Chỉ định xem có tạo thư mục con cho mỗi tệp đính kèm hay tạo thư mục để lưu tất cả tệp đính kèm của thư và xác định quy tắc đặt tên thư mục dựa trên tiêu chí.
6. Trong hộp thoại Tùy chọn phần đính kèm, trên tab Nén:
A: Kiểm tra Tự động nén tệp đính kèm trước khi gửi email tùy chọn này sẽ giúp bạn nén các tệp đính kèm trước khi tự động gửi email.
B: Chỉ định phần mở rộng tệp cho các tệp đính kèm đã nén;
C: Đặt loại trừ nén dựa trên phần mở rộng tệp đính kèm được chỉ định hoặc kích thước tệp đính kèm;
D: Nếu bạn kiểm tra Không hiển thị lại hộp thoại Cài đặt Nén này trong phiên Outlook hiện tại tùy chọn, Nén cài đặt hộp thoại sẽ không xuất hiện khi bạn áp dụng Nén tất cả tính năng hoặc Nén tùy chọn trong Quản lý tệp đính kèm trong thời gian khởi chạy Outlook hiện tại, khi khởi chạy Outlook lần sau, tùy chọn này sẽ bị bỏ chọn theo mặc định.
7. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Tự động nén:
Chỉ định phần mở rộng tệp bạn cần khi bật Tự động nén tất cả các tệp đính kèm đã nhận tính năng này.
8. Trong hộp thoại Tùy chọn tệp đính kèm, dưới tab Nhân bản:
Nếu có tệp đính kèm trùng lặp hoặc trùng tên khi lưu, tự động lưu, tách hoặc tự động tách tệp đính kèm, bạn có thể xử lý các tệp đính kèm trùng lặp bằng các cách dưới đây:
Chú thích: Bên trong Quản lý tệp đính kèm cửa sổ, bạn cũng có thể xử lý tệp đính kèm duy nhất bằng cách nhấp chuột phải vào mục tệp đính kèm, sau đó, chọn một thao tác bạn cần, xem ảnh chụp màn hình:
Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất
Kutools cho Outlook - Hơn 100 tính năng mạnh mẽ để tăng cường Outlook của bạn
📧 Tự động hoá email: Vắng Mặt (Có sẵn cho POP và IMAP) / Lên lịch gửi email / Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email / Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao) / Tự động thêm lời chào / Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ hữu ích. Cảm ơn !
📨 Quản lý email: Dễ dàng thu hồi email / Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác / Xóa các email trùng lặp / Tìm Kiếm Nâng Cao / Hợp nhất các thư mục hữu ích. Cảm ơn !
📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệp: Lưu hàng loạt / Tách hàng loạt / Nén hàng loạt / Tự động lưu / Tự động tách / Tự động nén hữu ích. Cảm ơn !
🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn / Tăng năng suất Outlook của bạn với chế độ xem theo thẻ / Thu nhỏ Outlook thay vì đóng hữu ích. Cảm ơn !
👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến / Email chống lừa đảo / 🕘Hiển thị múi giờ của người gửi hữu ích. Cảm ơn !
👩🏼🤝👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn / Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ / Xóa lời nhắc sinh nhật hữu ích. Cảm ơn !
Trên 100 tính năng Chờ đợi sự khám phá của bạn! Bấm vào đây để khám phá thêm.
