Note: The other languages of the website are Google-translated. Back to English

Làm cách nào để tự động in tệp đính kèm khi email đến trong Outlook?

Hướng dẫn này trình bày phương pháp kết hợp tập lệnh VBA và quy tắc Outlook để giúp bạn tự động in tệp đính kèm của một số email nhất định khi chúng đến trong Outlook.


Tự động in tệp đính kèm khi có một số email nhất định đến

Giả sử, bạn muốn tự động in các tệp đính kèm của email đến từ một người gửi nhất định. Bạn có thể làm như sau để hoàn thành công việc.

Bước 1: Tạo tập lệnh trong Outlook

Trước tiên, bạn cần tạo một tập lệnh VBA trong Outlook.

1. Khởi chạy Outlook của bạn, nhấn Khác + F11 các phím đồng thời để mở Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.

2. bên trong Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ, nhấp đúp vào Project1 > Đối tượng Microsoft Outlook > ThisOutlookSession để mở ThisOutlookSession (Mã) cửa sổ, và sau đó sao chép mã sau vào cửa sổ mã này.

Mã VBA 1: Tự động in tệp đính kèm (tất cả các loại tệp đính kèm) khi có email


Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20220413
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  On Error Resume Next
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Now, "yyyymmddhhmmss")
  MkDir (xTempFolder)
  
  'Set Item = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    xFileName = xAtt.FileName
    xFileType = LCase$(Right$(xFileName, 4))
    xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
    xAtt.SaveAsFile (xFileName)
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
  Next xAtt
'xFS.DeleteFolder (xTempFolder)
Set xFS = Nothing
Set xFolder = Nothing
Set xFolderItem = Nothing
Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Lưu ý: Mã này hỗ trợ in tất cả các loại tệp đính kèm nhận được trong email. Nếu bạn chỉ muốn in loại tệp đính kèm được chỉ định, chẳng hạn như tệp pdf, vui lòng áp dụng mã VBA sau.

Mã VBA 2: Tự động in loại tệp đính kèm được chỉ định khi có email

Sub AttachementAutoPrint(Item As Outlook.MailItem)
'Updated by Extendoffice 20220413
  Dim xFS As FileSystemObject
  Dim xTempFolder As String
  Dim xAtt As Attachment
  On Error Resume Next
  Set xFS = New FileSystemObject
  xTempFolder = xFS.GetSpecialFolder(TemporaryFolder)
  xTempFolder = xTempFolder & "\ATMP" & Format(Now, "yyyymmddhhmmss")
  MkDir (xTempFolder)
  
  'Set Item = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
  Set xShell = CreateObject("Shell.Application")
  Set xFolder = xShell.NameSpace(0)
  For Each xAtt In Item.Attachments
    xFileName = xAtt.FileName
    xFileType = LCase$(Right$(xFileName, 4))
    xFileName = xTempFolder & "\" & xFileName
    xAtt.SaveAsFile (xFileName)
    Select Case xFileType
    Case "pdf" ‘change “pdf” to the file extension you want to print
      Set xFolderItem = xFolder.ParseName(xFileName)
      xFolderItem.InvokeVerbEx ("print")
     End Select
  Next xAtt
'xFS.DeleteFolder (xTempFolder)
Set xFS = Nothing
Set xFolder = Nothing
Set xFolderItem = Nothing
Set xShell = Nothing
xError:
  If Err <> 0 Then
    MsgBox Err.Number & " - " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
    Err.Clear
  End If
Exit Sub
End Sub

Lưu ý: Trong dòng Trường hợp "pdf", hãy thay đổi “Pdf” vào phần mở rộng tệp bạn muốn in.

3. Tiếp tục và nhấp vào CÔNG CỤ > Tài liệu tham khảo. Trong cửa sổ bật lên Tài liệu tham khảo - Project1 hộp thoại, kiểm tra Microsoft Scripting Runtime và sau đó bấm vào OK .

4. Lưu mã và nhấn Khác + Q chìa khóa để đóng Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng cửa sổ.

Lưu ý: Hãy chắc chắn rằng Bật tất cả các macro tùy chọn được bật trong Outlook của bạn. Bạn có thể kiểm tra tùy chọn này bằng cách làm theo các bước được hiển thị bên dưới.

Bước 2: Xây dựng quy tắc để sử dụng tập lệnh

Sau khi thêm tập lệnh VBA trong Outlook, bạn cần tạo quy tắc để sử dụng tập lệnh dựa trên các điều kiện nhất định.

1. Chuyển đến tab Trang chủ, nhấp vào Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

2. bên trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, nhấp vào Quy tắc mới để tạo quy tắc.

Lời khuyên: Nếu bạn đã thêm nhiều tài khoản email vào Outlook của mình, vui lòng chỉ định một tài khoản trong Áp dụng các thay đổi cho thư mục này danh sách thả xuống nơi bạn muốn áp dụng quy tắc. Nếu không, nó sẽ được áp dụng cho hộp thư đến của tài khoản email hiện được chọn.

3. Trong lần đầu tiên Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, chọn Áp dụng quy tắc về thư tôi nhận được trong BƯỚC 1 hộp, và sau đó nhấp vào Tiếp theo.

4. Trong giây Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, bạn cần:

4.1) Chỉ định một hoặc nhiều điều kiện trong BƯỚC 1 hộp theo nhu cầu của bạn;
Trong trường hợp này, tôi chỉ muốn in các tệp đính kèm trong email đến từ một người gửi được chỉ định. Đây, tôi kiểm tra từ mọi người hoặc nhóm công khai cái hộp.
4.2) Nhấp vào giá trị được gạch chân trong BƯỚC 2 hộp để chỉnh sửa điều kiện;
4.3) Nhấp Tiếp theo. Xem ảnh chụp màn hình:

5. Trong phần ba Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, bạn cần cấu hình như sau.

5.1) Trong Bước 1: Chọn (các) phần hành động, kiểm tra chạy một tập lệnh cái hộp;
5.2) Trong BƯỚC 2 , hãy nhấp vào văn bản được gạch chân “một tập lệnh”;
5.3) Mở đầu Chọn tập lệnh hộp thoại, bấm vào tên của mã VBA bạn đã thêm ở trên, sau đó bấm ĐỒNG Ý;
5.4) Nhấp vào Sau cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Lời khuyên: Nếu người Vikingchạy một tập lệnh”Tùy chọn bị thiếu trong Trình hướng dẫn quy tắc, bạn có thể hiển thị nó bằng cách làm theo phương pháp được đề cập trong bài viết này: khôi phục mã lệnh Run A Script bị thiếu trong quy tắc Outlook.

6. Sau đó khác Trình hướng dẫn quy tắc bật lên yêu cầu các trường hợp ngoại lệ. Bạn có thể chọn các ngoại lệ nếu cần, nếu không, hãy nhấp vào Sau nút không có bất kỳ lựa chọn nào。

7. Cuối cùng Trình hướng dẫn quy tắc, bạn cần chỉ định tên cho quy tắc, sau đó nhấp vào Kết thúc .

8. Sau đó, nó trở về Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, bạn có thể thấy quy tắc bạn đã tạo được liệt kê bên trong, nhấp vào OK để hoàn tất toàn bộ cài đặt.

Kể từ bây giờ, khi nhận được email từ người được chỉ định, các tệp đính kèm sẽ được in tự động.


Các bài liên quan

Chỉ in (S) tệp đính kèm từ một email hoặc các email đã chọn trong Outlook
Trong Outlook, bạn có thể in các email, nhưng bạn đã in các tệp đính kèm chỉ từ một email hoặc các email đã chọn trong Outlook chưa? Bài viết này giới thiệu các thủ thuật để giải quyết công việc này.

Chỉ in tiêu đề thư của email trong Outlook
Khi in email trong Outlook, nó sẽ in cả tiêu đề thư và nội dung thư trong email. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, bạn có thể chỉ cần in tiêu đề thư với chủ đề, người gửi, người nhận,… Bài viết này sẽ giới thiệu hai giải pháp để thực hiện.

In lịch trong phạm vi ngày được chỉ định / tùy chỉnh trong Outlook
Thông thường, khi in lịch ở dạng xem Tháng trong Outlook, nó sẽ tự động chọn tháng có chứa ngày hiện được chọn. Tuy nhiên, bạn có thể cần in lịch trong một phạm vi ngày tùy chỉnh, chẳng hạn như 3 tháng, nửa năm,… Bài viết này sẽ giới thiệu giải pháp cho bạn.

In một liên hệ bằng hình ảnh trong Outlook
Thông thường, ảnh của liên hệ sẽ không được in ra khi in liên hệ trong Outlook. Nhưng đôi khi, sẽ ấn tượng hơn nếu in một liên hệ với hình ảnh của nó. Bài viết này sẽ giới thiệu một số cách giải quyết để thực hiện nó.

In lựa chọn email trong Outlook
Nếu bạn nhận được một email và nhận thấy rằng có một số nội dung email cần được in ra thay vì in toàn bộ email, bạn sẽ làm gì? Trên thực tế, Outlook có thể giúp bạn thực hiện thao tác này với sự trợ giúp của các trình duyệt internet, chẳng hạn như Firefox và Internet Explorer. Ở đây tôi sẽ lấy các trình duyệt Internet làm ví dụ. Hãy xem các hướng dẫn sau đây.

Các bài viết khác về "in trong Outlook" ...


Kutools cho Outlook - Cung cấp 100 Tính năng Nâng cao cho Outlook và Làm cho Công việc Dễ dàng hơn Nhiều!

  • Auto CC / BCC bởi các quy tắc khi gửi email; Tự động chuyển tiếp Nhiều Email theo tùy chỉnh; Tự động trả lời không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác ...
  • Cảnh báo BCC - hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC; Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèmvà các tính năng nhắc nhở khác ...
  • Trả lời (Tất cả) Với Tất cả Tệp đính kèm trong cuộc trò chuyện qua thư; Trả lời nhiều email trong vài giây; Tự động thêm lời chào khi trả lời; Thêm Ngày vào chủ đề ...
  • Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư, Tự động tách, Nén tất cả, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả ... Báo cáo nhanh, Đếm thư đã chọnhữu ích. Cảm ơn !
  • Email rác mạnh mẽ Theo phong tục; Xóa thư và liên hệ trùng lặphữu ích. Cảm ơn ! Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.
shot kutools triển vọng tab kutools 1180x121
shot kutools triển vọng kutools plus tab 1180x121
 
Nhận xét (0)
Chưa có xếp hạng. Hãy là người đầu tiên xếp hạng!
Không có bình luận nào được đăng ở đây
Để lại ý kiến ​​của bạn
Đăng với tư cách khách
×
Đánh giá bài viết này:
0  Nhân vật
Các vị trí được đề xuất