Trả lời email bằng văn bản mẫu bằng tính năng Bước nhanh

Trả lời email bằng văn bản mẫu của Kutools cho Outlook

Trả lời hàng loạt nhiều email với các mẫu đặt trước trong Outlook

Thông thường, chúng tôi có thể trả lời từng email một trong Outlook. Tuy nhiên, với Kutools cho Outlook's Trả lời hàng loạt tính năng, bạn có thể dễ dàng trả lời nhiều email đã chọn với các mẫu trả lời dễ dàng chỉ bằng vài cú nhấp chuột! module Outlook-ad-download-link}

Mặc dù không thể trả lời email bằng mẫu trong Outlook, bạn có thể tạo một bước nhanh chóng với nội dung mẫu. Do đó, nội dung mẫu sẽ tự động được thêm vào tin nhắn trả lời. Vui lòng làm như sau:

1. Nhấp chuột Trang Chủ > tạo mới trong Các bước Nhanh cái hộp. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Trong hộp thoại Chỉnh sửa Bước nhanh đang mở, vui lòng:
(1) Nhập tên cho bước nhanh mới trong Họ tên cái hộp;
(2) Chọn đáp lại tùy chọn hoặc Trả lời tất cả tùy chọn từ Hoạt động danh sách thả xuống;
(3) Nhấp vào văn bản được liên kết của Hiển thị các tùy chọn để mở rộng các tùy chọn email. Xem ảnh chụp màn hình:

3. Bây giờ các tùy chọn email mở rộng. Vui lòng nhập hoặc sao chép nội dung mẫu vào bản văn và nhấp vào Kết thúc .

Bây giờ, bước nhanh mới được tạo và thêm vào Các bước Nhanh hộp như ảnh chụp màn hình bên dưới.

4. Để trả lời email với bước nhanh được chỉ định, vui lòng chọn email, sau đó nhấp vào bước nhanh mới được tạo trong Các bước Nhanh hộp trên Trang Chủ chuyển hướng. Xem ảnh chụp màn hình:

Chú thích: Phương pháp này chỉ có thể trả lời email bằng văn bản mẫu thuần túy và nó không hỗ trợ ảnh, siêu liên kết, định dạng văn bản, v.v.

Để trả lời email bằng văn bản mẫu được định dạng, bạn có thể lưu văn bản mẫu được định dạng làm mục nhập văn bản tự động với Kutools cho Outlook, sau đó sử dụng lại mục nhập văn bản tự động chỉ với một cú nhấp chuột.

1. Nhấp chuột Trang Chủ > Email mới để tạo một email mới và nhập hoặc sao chép văn bản mẫu đã định dạng vào nội dung thư.

2. Chọn tất cả nội dung trong nội dung thư, nhấp vào Thêm nút  trong ngăn Văn bản Tự động. Xem ảnh chụp màn hình:

Chú thích: Ngăn Văn bản Tự động đang mở theo mặc định sau khi cài đặt Kutools cho Outlook. Nếu ngăn Văn bản tự động tắt, vui lòng nhấp vào Kutools > Bánh mì bật lên.

3. Trong hộp thoại Mở Văn bản Tự động, hãy nhập tên cho mục nhập văn bản tự động mới trong Họ tên , chỉ định một danh mục và nhấp vào OK .
Giờ đây, nội dung mẫu đã định dạng được lưu dưới dạng mục nhập văn bản tự động. Vui lòng đóng email mới mà không cần lưu.

4. Trở lại email xem, chọn email bạn sẽ trả lời cùng với mẫu và nhấp vào Trang Chủ > đáp lại or Trả lời tất cả.

5. Trong tin nhắn trả lời, vui lòng nhấp vào Chèn nút  đằng sau mục nhập văn bản tự động của văn bản mẫu được định dạng để chèn nó, sau đó soạn tin nhắn trả lời và gửi nó.

Demo: trả lời / chuyển tiếp email với văn bản mẫu trong Outlook

Kutools cho Outlook hỗ trợ tuyệt vời Trả lời nhiều tin nhắn tính năng cho phép người dùng Outlook trả lời nhiều email bằng mẫu trong Outlook. Vui lòng làm như sau:

Chọn nhiều email bạn sẽ trả lời, sau đó chọn một trong các mẫu trả lời từ Trả lời hàng loạt danh sách thả xuống trên Kutools chuyển hướng. Xem ảnh chụp màn hình:

Bây giờ tất cả các email đã chọn sẽ được trả lời hàng loạt với mẫu trả lời được chỉ định.

Chú thích: Nếu bạn chưa thêm các mẫu trả lời, bạn có thể thêm như sau:
(1) Chọn nhiều email và nhấp vào Kutools > Trả lời hàng loạt > Tạo và quản lý mẫu trả lời như ảnh chụp màn hình dưới đây được hiển thị:

(2) Trong hộp thoại Tạo và quản lý mẫu trả lời, hãy nhấp vào Thêm nút  để tạo một mẫu mới, hãy thêm nội dung mẫu trả lời vào hộp bên dưới, sau đó bấm vào đáp lại cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Sao chép tất cả tên của tệp đính kèm khi trả lời trong Outlook

Chỉ trả lời email bằng văn bản đã chọn trong Outlook

Tự động thêm lời chào được cá nhân hóa khi trả lời trong Outlook