Xem lại nội dung thư trong Outlook

Hướng dẫn Outlook - Xem lại Email

Khi người nhận nhận và đọc email của bạn với nhiều từ sai chính tả, điều đó sẽ mang lại cho người nhận một trải nghiệm rất khủng khiếp và khiến họ cho rằng bạn là người bất cẩn và không nghiêm khắc. Do đó, việc kiểm tra chính tả hay tự động sửa lỗi là khá cần thiết và quan trọng khi bạn soạn email. Ở đây, hướng dẫn này nói về kiểm tra chính tả và Tự động sửa trong việc soạn email trong Outlook.

Mục lục

1. Kiểm tra chính tả theo cách thủ công
2. Tự động kiểm tra chính tả trước khi gửi email
3. Đánh dấu các từ viết sai chính tả bằng gạch dưới chữ nguệch ngoạc màu đỏ
4. Tự động sửa các từ sai chính tả khi bạn nhập
5. Thay đổi ngôn ngữ kiểm tra chính tả mặc định

1. Kiểm tra chính tả theo cách thủ công
2. Tự động kiểm tra chính tả trước khi gửi
3. Dấu gạch chân nguệch ngoạc màu đỏ
4. Tự động sửa lỗi chính tả dưới dạng loại
5. Ngôn ngữ kiểm tra chính tả mặc định

Chú thích: Các phương pháp được giới thiệu trên trang này áp dụng cho chương trình Microsoft Outlook 2019 trên máy tính để bàn trong Windows 10. Và hướng dẫn có thể thay đổi đáng kể hoặc một chút tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Outlook và môi trường Windows.

1. Kiểm tra chính tả theo cách thủ công

Chúng tôi có thể kiểm tra chính tả theo cách thủ công khi soạn email mới hoặc trả lời / chuyển tiếp email trong Outlook.

1. Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Đánh giá > Chính tả & Ngữ pháp để bắt đầu kiểm tra chính tả.

Lời khuyên:
(1) Sau khi đặt con trỏ vào nội dung thư, bạn cũng có thể nhấn F7 phím để bắt đầu kiểm tra chính tả.
(2) Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả cho một phần nội dung thư, hãy chọn phần đó trong nội dung thư, rồi bấm Đánh giá > Chính tả & Ngữ pháp hoặc nhấn phím F7 phím để bắt đầu kiểm tra chính tả.

2. Trong hộp thoại Chính tả và Ngữ pháp, các từ sai chính tả được đánh dấu màu đỏ và bạn có thể nhấp vào các nút tùy theo nhu cầu của mình.

Bỏ qua một lần: Nếu bạn không muốn sửa lỗi chính tả trong dịp này, hãy nhấp vào Bỏ qua một lần .
Bỏ qua tất cả: Để bỏ qua cùng một lỗi chính tả mọi lúc trong thư hiện tại, hãy nhấp vào Bỏ qua tất cả .
Thêm vào từ điển: Nếu bạn cho rằng từ được đánh dấu là đúng và muốn ngăn từ này bị xác định là từ viết sai chính tả trong các thư khác trong tương lai, hãy thêm từ này vào từ điển kiểm tra chính tả.
Thay đổi: Chọn một từ từ Gợi ý hộp danh sách, sau đó bấm vào Thay đổi để thay thế từ sai chính tả bằng từ đã chọn trong dịp này.
Thay đổi tất cả: Chọn một từ từ Gợi ý hộp danh sách và nhấp vào Thay đổi tất cả để thay thế từ sai chính tả bằng từ đã chọn trên toàn bộ nội dung thư.
Tự động sửa lỗi: Nhấp vào AutoĐúng để sửa từ sai chính tả.
Từ điển ngôn ngữ: Chọn ngôn ngữ kiểm chứng từ danh sách thả xuống này.
Kiểm tra ngữ pháp: Nếu bạn muốn kiểm tra đồng thời ngữ pháp và chính tả, hãy đánh dấu vào tùy chọn này. Nếu không, hãy bỏ chọn nó.
Các lựa chọn: Nhấp vào nút này để mở hộp thoại Tuỳ chọn Trình chỉnh sửa. Trong hộp thoại, bạn có thể đặt cài đặt Tự động sửa và định cấu hình các tùy chọn kiểm tra chính tả khác khi cần.

Lời khuyên: Trong hộp thoại Chính tả và Ngữ pháp, nó hiển thị một từ sai chính tả màu đỏ tại một thời điểm. Sau khi bỏ qua, thay đổi hoặc sửa từ sai chính tả, nó sẽ tự động hiển thị từ sai chính tả tiếp theo.

3. Sau khi xử lý tất cả các từ sai chính tả trong thư hiện tại, hãy đóng hộp thoại Chính tả và Ngữ pháp.

2. Tự động kiểm tra chính tả trước khi gửi email

Một số người dùng có thể thường xuyên quên kiểm tra chính tả khi soạn email trong Outlook. Đừng lo về nó! Microsoft Outlook cũng hỗ trợ tự động kiểm tra chính tả trước khi gửi email.

1. Trong Outlook, bấm Tập tin > Các lựa chọn.

2. Trong hộp thoại Tuỳ chọn Outlook, bấm email ở thanh bên trái và đánh dấu vào Luôn kiểm tra chính tả trước khi gửi tùy chọn trong Soạn tin nhắn phần.

Lời khuyên: Nếu bạn muốn ngăn thư gốc bị kiểm tra chính tả trong thư trả lời hoặc chuyển tiếp, hãy đánh dấu vào Bỏ qua nội dung tin nhắn gốc khi trả lời hoặc chuyển tiếp trong hộp thoại Tùy chọn Outlook.

3. Nhấn vào OK .

Từ bây giờ, có hai tình huống khi bạn nhấp vào Gửi trong cửa sổ soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới:
A: Tin nhắn hiện tại sẽ được gửi ngay bây giờ nếu không có từ nào sai chính tả trong nội dung tin nhắn.
B. Hộp thoại Chính tả sẽ tự động bật ra nếu có từ sai chính tả trong thư hiện tại như hình ảnh chụp màn hình bên dưới.

3. Đánh dấu các từ viết sai chính tả bằng gạch dưới nét chữ nguệch ngoạc màu đỏ

Bạn có thể nhận thấy rằng khi chúng tôi nhập các từ trong nội dung thư, các từ sai chính tả sẽ tự động được đánh dấu bằng gạch dưới nguệch ngoạc màu đỏ. Tuy nhiên, đôi khi đường gạch dưới nguệch ngoạc màu đỏ không hiển thị. Ở đây, phần này sẽ hướng dẫn bạn hiển thị hoặc ẩn gạch dưới nguệch ngoạc màu đỏ cho các từ sai chính tả trong Outlook.

1. Nhấp chuột Tập tin > Các lựa chọn.

2. Trong hộp thoại Tuỳ chọn Outlook, bấm email trong thanh bên trái, sau đó nhấp vào Chính tả và Tự động sửa nút trong Soạn tin nhắn phần.

3. Bây giờ hộp thoại Tùy chọn trình chỉnh sửa bật ra và Proofing được bật ở thanh bên trái. Đi đến Khi sửa lỗi chính tả trong Outlook và:
A. Để hiển thị gạch dưới nguệch ngoạc màu đỏ cho các từ sai chính tả, vui lòng kiểm tra Kiểm tra chính tả khi bạn gõ Tùy chọn;
B. Để ẩn gạch dưới nguệch ngoạc màu đỏ cho các từ sai chính tả, vui lòng bỏ chọn Kiểm tra chính tả khi bạn gõ tùy chọn.

4. Nhấn vào OK liên tiếp để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.

Từ bây giờ, nếu bạn đã bật Kiểm tra chính tả khi bạn gõ tùy chọn, các từ sai chính tả sẽ tự động được đánh dấu bằng gạch dưới nguệch ngoạc màu đỏ khi bạn nhập các từ sai chính tả và nhấn Không gian or đăng ký hạng mục thi vào cửa sổ soạn thư, dựa vào hoặc chuyển tiếp thư mới.

4. Tự động sửa các từ sai chính tả khi bạn nhập

Đôi khi, khi bạn nhập một từ sai chính tả và nhấn Không gian or đăng ký hạng mục thi trong nội dung thư của cửa sổ soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, từ sai chính tả sẽ tự động được sửa như hình minh họa bên dưới. Đó là vì tùy chọn Tự động sửa đã được bật. Ở đây, trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn bạn bật hoặc tắt tùy chọn AutoCorrect, thêm hoặc xóa các mục AutoCorrect, đặt ngoại lệ AutoCorrect, v.v. trong Outlook.

4.1 Bật / tắt Tự động sửa

Bạn có thể dễ dàng bật hoặc tắt tùy chọn AutoCorrect trong Outlook như sau.

1. Nhấp chuột Tập tin > Các lựa chọn trong Outlook.

2. Trong hộp thoại Tuỳ chọn Outlook, bấm email trong thanh bên trái, sau đó nhấp vào Chính tả và Tự động sửa nút trong Soạn tin nhắn phần.

3. Trong hộp thoại Tùy chọn trình chỉnh sửa, hãy đảm bảo Proofing được bật trong thanh bên trái, sau đó nhấp vào Tuỳ chọn Tự động sửa nút trong Tuỳ chọn Tự động sửa phần.

4. Trong hộp thoại Tự động sửa trong Email, trên Tự động sửa lỗi tab, đánh dấu vào Thay thế văn bản khi bạn nhập tùy chọn bật tùy chọn Tự động sửa hoặc bỏ chọn tùy chọn để tắt tùy chọn Tự động sửa.

5. Nhấn vào OK liên tiếp để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.

Chú ý:
(1) Ngay cả khi bạn đã bật tùy chọn AutoCorrect, chỉ những từ sai chính tả bạn đã thêm vào làm mục nhập AutoCorrect mới có thể được sửa tự động, nói sửa “bcak” thành “back”.
(2) Ngay cả khi bạn đã bật tùy chọn Tự động sửa, các từ sai chính tả sẽ không được sửa nếu bạn chỉ nhập từ mà không nhấn đăng ký hạng mục thi or Không gian Chìa khóa .

4.2 Thêm mục nhập Tự động sửa

Bạn cũng có thể thêm một số mục nhập Tự động sửa tùy chỉnh nếu cần trong Outlook.

1. Mở hộp thoại AutoCorrect và bật Tự động sửa lỗi tab.
Lời khuyên: Bạn có thể nhấp Tập tin > Các lựa chọn > Chính tả và Tự động sửa > Tuỳ chọn Tự động sửa để mở hộp thoại Tự sửa. Nhấp để xem các bước chi tiết!

2. Sau đó, bạn có thể thêm một mục nhập Tự động sửa như sau:
(1) Trong Thay thế , nhập từ hoặc chuỗi văn bản sẽ được sửa tự động trong tương lai.
(2) Trong Với , nhập từ hoặc chuỗi văn bản sẽ tự động thay thế từ sai chính tả bằng.
(3) Nhấp vào Thêm .

Lời khuyên:
(1) Thao tác này sẽ thêm một mục nhập Tự động sửa tại một thời điểm. Để thêm nhiều mục nhập Tự động sửa, bạn cần lặp lại thao tác này để thêm từng mục nhập một.
(2) Bạn cũng có thể thêm một số mục nhập Tự động sửa và để mặt cười thay thế bằng các chuỗi cụ thể: https://www.extendoffice.com/documents/outlook/1776-outlook-insert-smiley-face.html#autocorrect

3. Nhấp chuột OK để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.

4.3 Xóa các mục nhập Tự động sửa

Nếu cần, bạn cũng có thể xóa một số mục nhập Tự động sửa khỏi Outlook. Bạn có thể làm như sau:

2. Sau đó, bạn có thể xóa mục nhập Tự động sửa như sau:
(1) Trong Thay thế , nhập một từ khóa để nhanh chóng tìm ra mục nhập Tự động sửa được chỉ định trong hộp danh sách bên dưới. Đối với thông tin của bạn, thao tác này là tùy chọn. Nếu bạn có thể tìm thấy mục nhập được chỉ định trực tiếp trong hộp danh sách bên dưới, chỉ cần bỏ qua thao tác này.
(2) Nhấp để đánh dấu mục nhập được chỉ định mà bạn sẽ xóa trong hộp danh sách.
(3) Nhấp vào Xóa bỏ .

Lời khuyên: Thao tác này sẽ xóa một mục nhập Tự động sửa tại một thời điểm. Để xóa nhiều mục nhập, vui lòng lặp lại thao tác này nếu cần.

3. Nhấp chuột OK để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.

4.4 Ngoại lệ AutoCorrect

Nếu bạn cần đặt một số ngoại lệ cho thư viện Tự động Sửa trong Outlook, bạn có thể thực hiện như sau:

2. Nhấn vào Trường hợp ngoại lệ .

3. Trong hộp thoại AutoCorrect Exceptions, hãy làm như sau:
(1) Bật tab được chỉ định dựa trên nhu cầu của bạn. Ví dụ: tôi muốn đặt ngoại lệ Tự động sửa về các chữ viết hoa ban đầu, tôi bật CAps ban đầu tab.
(2) Trong Không đúng , nhập từ cụ thể mà bạn sẽ đặt làm ngoại lệ.
(3) Nhấp vào Thêm .

Lời khuyên: Nếu bạn cần thêm nhiều ngoại lệ Tự động sửa, bạn có thể lặp lại thao tác này để thêm từng ngoại lệ một.

4. Nhấp chuột OK liên tiếp để lưu các thay đổi và đóng tất cả các hộp thoại.

Cho đến nay, bạn đã thêm các ngoại lệ AutoCorrect rồi.

5. Thay đổi ngôn ngữ kiểm tra chính tả mặc định

Giả sử ngôn ngữ mặc định của Microsoft Office của bạn là tiếng Anh (Hoa Kỳ), nhưng bạn thích viết bằng tiếng Anh (Vương quốc Anh) và hy vọng ngôn ngữ kiểm tra chính tả khớp với ngôn ngữ viết của bạn, bạn có thể xử lý như thế nào? Bạn có thể làm như sau:

1. Trong cửa sổ soạn thư, trả lời hoặc chuyển tiếp thư mới, hãy nhấp vào Đánh giá > Ngôn ngữ > Đặt ngôn ngữ kiểm lỗi.

2. Trong hộp thoại Ngôn ngữ, hãy nhấp để đánh dấu ngôn ngữ được chỉ định mà bạn sẽ thay đổi ngôn ngữ soát lỗi mặc định và nhấp vào Đặt làm mặc định .

3. Trong hộp thoại bật ra, hãy nhấp vào OK .

4. Nhấn vào OK để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại Ngôn ngữ.

Cho đến nay, ngôn ngữ soát lỗi mặc định đã được thay đổi.

Chú ý:
(1) Ngôn ngữ soát lỗi mặc định được chia sẻ trong tất cả các ứng dụng Microsoft Office và nó có hiệu lực trong tất cả các tài liệu, bản trình bày và email mới, v.v. dựa trên mẫu NORMAL.
(2) Bạn cũng có thể tạm thời kiểm tra chính tả và ngữ pháp bằng một ngôn ngữ khác cho email hiện đang chỉnh sửa: trong hộp thoại Ngôn ngữ, nhấp để đánh dấu ngôn ngữ mới mà bạn sẽ thay đổi ngôn ngữ soát lỗi và nhấp vào OK trực tiếp.