Bỏ qua nội dung chính

Hướng dẫn Outlook - Mẫu Email

Tác giả: Kelly Sửa đổi lần cuối: 2020-09-04

Chúng ta có thể dễ dàng tạo và áp dụng các mẫu tài liệu Trong Word. Tương tự, chúng ta có thể nhanh chóng tạo và áp dụng các mẫu email trong Outlook không? Có, hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn tạo, chỉnh sửa và áp dụng các mẫu email một cách dễ dàng trong Outlook.

Mục lục

Chú thích: Các phương pháp được giới thiệu trên trang này áp dụng cho chương trình Microsoft Outlook 2019 trên máy tính để bàn trong Windows 10. Và hướng dẫn có thể thay đổi đáng kể hoặc một chút tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Outlook và môi trường Windows.


1. Tạo một mẫu email

Bạn có thể dễ dàng tạo một mẫu email mới trong Outlook như sau:

1. Trong giao diện thư, bấm Trang chủ > Email mới để tạo một email mới.

Lời khuyên: Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn Ctrl + N để tạo một email mới.

2. Bây giờ một cửa sổ soạn thư mới đang mở. Thêm người nhận, nhập chủ đề, thêm thẻ email, đính kèm tệp đính kèm và soạn nội dung thư khi bạn cần.

3. Nhấp chuột Tập tin > Save As.

4. Trong hộp thoại Lưu dưới dạng, đặt tên cho mẫu mới trong Tên tập tin hộp, chọn Mẫu Outlook (* .oft) từ Save as type danh sách thả xuống và nhấp vào Lưu .

Lời khuyên: Mẫu email mới được lưu vào thư mục mẫu triển vọng theo mặc định. Nếu bạn cần lưu mẫu vào một thư mục khác, bạn cần mở thư mục đó trong hộp thoại Lưu dưới dạng trước khi nhấp vào Lưu .

Đây là đường dẫn thư mục mẫu Outlook mặc định: % AppData% \ Microsoft \ Templates

5. Bây giờ mẫu thư email mới được tạo. Vui lòng đóng cửa sổ soạn thư mới mà không lưu.


2. Tạo một email mới từ mẫu

2.1 Tạo email mới từ mẫu bằng tính năng Chọn biểu mẫu

Để tạo một email mới từ một mẫu hiện có trong Outlook, bạn có thể làm như sau:

1. Trong giao diện thư, hãy nhấp vào Trang chủ > Mục mới > Chọn Mẫu.

2. Trong hộp thoại Chọn biểu mẫu:
(1) Chọn Mẫu người dùng trong hệ thống tệp từ Nhìn vào danh sách thả xuống;
(2) Nhấp để chọn mẫu được chỉ định mà bạn sẽ tạo email từ (Lời khuyên: Nếu mẫu email của bạn không được liệt kê trong hộp thoại, bạn có thể nhấp vào Xem để tìm và chọn nó trong một thư mục khác.);
(3) Nhấp vào Mở .

Sau đó, một email mới được tạo dựa trên mẫu được chỉ định. Hãy tiếp tục soạn và gửi nó khi bạn cần.

2.2 Tạo email mới từ mẫu bằng cách mở trực tiếp tệp mẫu

Chúng tôi có thể mở mẫu email để tạo email mới từ mẫu trực tiếp.

1. Mở thư mục chứa mẫu email.
Lời khuyên: Nếu mẫu email được lưu trữ trong thư mục mẫu mặc định, bạn có thể mở thư mục bằng đường dẫn thư mục này: % AppData% \ Microsoft \ Templates

2. Nhấp đúp vào mẫu email để mở nó.

Sau đó, một email mới được tạo dựa trên mẫu được chỉ định. Bạn có thể soạn và gửi email mới khi cần.


3. Chỉnh sửa mẫu email

Như chúng ta biết, mẫu email không thể mở và chỉnh sửa trực tiếp. Tuy nhiên, chúng ta có thể giải quyết công việc này theo cách vòng vo: tạo một email mới từ mẫu, sau đó lưu email dưới dạng mẫu cùng tên để ghi đè lên bản gốc.

1. Trong Outlook, hãy nhấp vào Trang chủ > Mục mới > Chọn Mẫu.

2. Trong hộp thoại Chọn biểu mẫu:
(1) Chọn Mẫu người dùng trong hệ thống tệp từ Nhìn vào danh sách thả xuống;
(2) Nhấp để chọn mẫu được chỉ định mà bạn sẽ tạo email từ (Lời khuyên: Nếu bạn không thể tìm ra mẫu được chỉ định, hãy nhấp vào Xem nút để tìm và chọn nó từ một thư mục khác);
(3) Nhấp vào Mở .

3. Bây giờ một email mới được tạo từ mẫu được chỉ định. Thực hiện các thay đổi trong email mới khi bạn cần.

4. Trong cửa sổ soạn thư, nhấp vào Tập tin > Save As.

5. Trong hộp thoại Lưu dưới dạng:
(1) Chọn Mẫu Outlook (* .oft) từ Save as type danh sách thả xuống;
(2) Mở thư mục chứa mẫu email gốc;
(3) Trong Tên tập tin , hãy đảm bảo rằng tên tệp chắc chắn giống với tên tệp của mẫu email gốc;
(4) Nhấp vào Lưu .

6. Bây giờ hộp thoại Xác nhận Lưu dưới dạng bật ra. Vui lòng nhấp vào để ghi đè lên mẫu ban đầu.

Cho đến nay, chúng tôi đã chỉnh sửa mẫu email theo cách vòng vo. Và bạn có thể đóng email mới mà không cần lưu.


4. (Tự động) trả lời với mẫu

Chúng tôi có thể dễ dàng tạo một email mới từ một mẫu email bằng cách Chọn Mẫu nhưng làm thế nào để trả lời email bằng mẫu trong Outlook? Chúng ta có thể tạo một quy tắc để giải quyết vấn đề này.

1. Chuẩn bị mẫu email mà bạn sẽ trả lời. (Bấm để xem cách tạo một mẫu email.)

2. Trong giao diện thư, bấm Trang chủ > Nội quy > Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

3. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, hãy nhấp vào Quy tắc mới mông để tạo quy tắc mới.

4. Trong Trình hướng dẫn Quy tắc, bấm để đánh dấu Áp dụng quy tắc về thư tôi nhận được và nhấp vào Sau .

5. Trong hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc thứ hai, hãy chỉ định các điều kiện mà email sẽ được trả lời và nhấp vào Sau .
Trong trường hợp của tôi, tôi đánh dấu vào chỉ gửi cho tôi tùy chọn.

6. Trong hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc thứ ba, hãy đánh dấu vào trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể tùy chọn trong Bước 1 và sau đó nhấp vào văn bản được liên kết “một mẫu cụ thể" trong Bước 2 phần.

7. Bây giờ trong hộp thoại Chọn mẫu trả lời, hãy chọn Mẫu người dùng trong hệ thống tệp từ Nhìn vào danh sách thả xuống, nhấp để chọn mẫu được chỉ định và nhấp vào Mở .

Lời khuyên: Nếu bạn không thể tìm ra mẫu được chỉ định trong hộp thoại, hãy nhấp vào Xem để chọn nó từ các thư mục khác.

8. Bây giờ nó trở lại Trình hướng dẫn Quy tắc thứ ba và nhấp vào Sau để tiếp tục.

9. Trong Trình hướng dẫn quy tắc thứ tư, hãy chỉ định các ngoại lệ nếu cần và nhấp vào Sau .

10. Trong Trình hướng dẫn quy tắc cuối cùng, đặt tên quy tắc trong Bước 1 , đánh dấu vào các tùy chọn khi bạn cần trong Bước 2 phần và nhấp vào Kết thúc .

Lời khuyên: Để trả lời email trong thư mục Hộp thư đến ngay bây giờ, hãy đánh dấu vào Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên thư đã có trong “Hộp thư đến” tùy chọn.

11. Nó quay lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, nhấp vào OK để đóng nó.

Lời khuyên:
(1) Để tự động trả lời tất cả các email đến, bạn cần giữ cho Outlook luôn hoạt động.
(2) Nếu bạn muốn tự động trả lời email trong tài khoản Exchange, bạn có thể nhấp vào Tập tin > Thông tin > Trả lời tự động để bật tính năng Trả lời tự động, sau đó chỉ định cài đặt trả lời tự động và văn bản như hình minh họa bên dưới:


5. Trả lời hoặc chuyển tiếp với mẫu (văn bản thuần túy)

Nếu nội dung trả lời hoặc chuyển tiếp chỉ là các từ đơn thuần trong mẫu, bạn có thể áp dụng một bước nhanh chóng để đạt được trả lời hoặc chuyển tiếp với mẫu.

1. Trong chế độ xem thư bấm Trang chủ > tạo mới (bên trong Các bước Nhanh nhóm).

2Trong hộp thoại Chỉnh sửa Bước nhanh, đặt tên cho bước nhanh mới, chỉ định hành động là đáp lại or Trả lời tất cả or Forward, Click Hiển thị các tùy chọn để mở rộng phần tùy chọn, hãy nhập nội dung trả lời hoặc chuyển tiếp và nhấp vào Kết thúc .

Cho đến nay, bước nhanh mới đã được tạo ra. Bạn có thể áp dụng bước nhanh chóng một cách dễ dàng với các cú nhấp chuột.

3. Nếu bạn cần trả lời email bằng bước nhanh này, hãy chọn email và nhấp vào bước nhanh mới trong Các bước Nhanh nhóm.

4. Sau đó, cửa sổ trả lời hoặc chuyển tiếp tin nhắn sẽ mở ra với nội dung cài sẵn. Thực hiện các thay đổi khi bạn cần và nhấp vào Gửi .


Các bài viết khác ...


Công cụ năng suất văn phòng tốt nhất

Tin nóng: Kutools cho Outlook ra mắt Phiên bản miễn phí!

Trải nghiệm Kutools hoàn toàn mới cho Outlook Phiên bản MIỄN PHÍ với hơn 70 tính năng đáng kinh ngạc, bạn có thể sử dụng MÃI MÃI! Bấm để tải xuống ngay bây giờ!

🤖 Kutools AI : Email chuyên nghiệp tức thì với phép thuật AI--một cú nhấp chuột để có câu trả lời xuất sắc, giọng điệu hoàn hảo, khả năng thông thạo đa ngôn ngữ. Chuyển đổi email một cách dễ dàng! ...

📧 Tự động hoá email: Trả lời tự động (Có sẵn cho POP và IMAP)  /  Lên lịch gửi email  /  Tự động CC/BCC theo quy định khi gửi Email  /  Tự động chuyển tiếp (Quy tắc nâng cao)   /  Tự động thêm lời chào   /  Tự động chia email nhiều người nhận thành các tin nhắn riêng lẻ ...

📨 Quản lý email: Thu hồi email  /  Chặn email lừa đảo theo chủ đề và những người khác  /  Xóa các email trùng lặp  /  Tìm Kiếm Nâng Cao  /  Hợp nhất các thư mục ...

📁 Tệp đính kèm chuyên nghiệpLưu hàng loạt  /  Tách hàng loạt  /  Nén hàng loạt  /  Tự động lưu   /  Tự động tách  /  Tự động nén ...

🌟 Giao diện ma thuật: 😊Thêm nhiều biểu tượng cảm xúc đẹp và thú vị hơn   /  Nhắc nhở bạn khi có email quan trọng đến  /  Thu nhỏ Outlook thay vì đóng ...

👍 Kỳ quan chỉ bằng một cú nhấp chuột: Trả lời tất cả bằng tệp đính kèm đến  /   Email chống lừa đảo  /  🕘Hiển thị múi giờ của người gửi ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Danh bạ & Lịch: Thêm hàng loạt liên hệ từ các email đã chọn  /  Chia nhóm liên hệ thành các nhóm riêng lẻ  /  Xóa lời nhắc sinh nhật ...

Mở khóa ngay lập tức Kutools for Outlook chỉ bằng một cú nhấp chuột—miễn phí vĩnh viễn. Đừng chờ đợi, tải xuống ngay bây giờ và tăng hiệu quả của bạn!

 

 

 

hình ảnh / câu chuyện / outlook-hướng dẫn / email-template / doc-edit-email-from-template-1.png
Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations